Arbeitnehmer können Zeitbestandteile ebenso wie Vergütungsbestandteile auf Zeitwertkonten ansparen, um die Wertguthaben zu einem späteren Zeitpunkt aufzubrauchen. So lassen sich über das steuer- und sozialversicherungsfreie Ansparen der genannten Elemente innerhalb eines Arbeitsverhältnisses Zeiträume von bezahlten Freistellungen von der Arbeit finanzieren. Gerade die Wertguthaben auf langfristig geführten Zeitwertkonten werden oft an eine externe Kapitalanlage geknüpft. Im Rahmen eines Partizipationsmodells wird die Renditeentwicklung der Kapitalanlage in vielen Unternehmen eins zu eins an die Mitarbeiter weitergereicht. Solche Zeitwertkonten können Bestandteile eines Total-Rewards-Ansatzes sein.

Für die Einrichtung eines Modells von Zeitwertkonten müssen Unternehmen mit einer Mitbestimmung vorher den Betriebsrat einbinden. Der Schritt ist rechtlich notwendig, aber auch deshalb zu empfehlen, um die Akzeptanz des Modells in der Belegschaft zu erhöhen. Ist ein Unternehmen durch Tarifverträge an bestimmte Vorschriften oder Beschränkungen im Hinblick auf Zeitwertkontenmodelle gebunden, dann sind auch die Tarifvertragsparteien vorab hinzuzuziehen, wenn das geplante Modell nicht konform mit den geltenden Tarifverträgen geht.

Darüber hinaus brauchen Arbeitgeber in der Regel folgende externe Dienstleister für die Vorbereitungen eines Zeitwertkontenmodells:

• einen Partner, der die Insolvenzsicherung durchführt,
• einen Administrator der Wertguthaben.

Generell lässt sich ein betriebliches Zeitwertkontenmodell für die gesamte Belegschaft öffnen. Werden einzelne Personen oder Gruppen davon ausgeschlossen, ist vorab der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz zu berücksichtigen. Organe von Körperschaften, also die Mitglieder der Geschäftsführung, des Vorstands sowie des Aufsichtsrats, sind laut einem Urteil des Bundesfinanzhofs (Az. I R 26/15) allerdings nicht berechtigt, an einem betrieblichen Zeitwertkontenmodell teilzunehmen.

Das Flexi-II-Gesetz, das zum 1. Januar 2009 in Kraft getreten ist, hat den rechtlichen Rahmen von Zeitwertkonten geschärft und Unsicherheiten vor allem in Bezug auf die Insolvenzsicherung von Wertguthaben beseitigt. Um Wertguthaben im Zusammenhang mit Zeitwertkontenmodellen von anderen Varianten flexibler Arbeitszeitgestaltung abzugrenzen, bindet der § 7b SGB IV Wertguthaben an fünf Voraussetzungen:

• eine schriftliche Vereinbarung,
• nicht das Ziel verfolgen, werktägliche oder wöchentliche Arbeitszeit oder den Ausgleich betrieblicher Produktions- und Arbeitszyklen zu gestalten,
• Arbeitnehmereinbringungen für Phasen einer Voll- oder Teilfreistellung verwenden,
• ein vor- oder nachschüssiges Erarbeiten der Freistellung durch den Arbeitnehmer,
• die Einhaltung einer 400-Euro-Grenze beim fälligen Arbeitsentgelt.

Der Gesetzgeber zieht vor allem mit dem Ausschluss von Regelungen zu werktäglicher oder wöchentlicher Arbeitszeit sowie zum Ausgleich von Produktionszyklen eine Abgrenzung zu anderen Formen von Arbeitszeitkonten ein, insbesondere von Gleitzeitkonten oder Flexi-Konten für das Management von Überstunden im Rahmen einer Betriebsvereinbarung. Bei diesen erfolgt der Ausgleich direkt in Konten, die in Zeit zu führen sind.

Gemäß dem Flexi-II-Gesetz müssen Wertguthaben den Anteil des Arbeitgebers am Gesamtsozialversicherungsbeitrag enthalten. Damit muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass zusätzlich zum Bruttoentgelt, das der Arbeitnehmer in sein Wertguthaben einbringt, dem sogenannten Arbeitsentgeltguthaben, auch seine Anteile von Beginn an mit administriert, gegen Insolvenz gesichert und bei einer Übertragung auf einen neuen Arbeitgeber bzw. die Deutsche Rentenversicherung Bund mitgeben werden.

Mitarbeiter dürfen generell Vergütungsbestandteile und Zeitwerte, die in Geld umgerechnet werden, in Zeitwertkonten einbringen. Dabei gelten zahlreiche rechtliche Vorschriften, die ebenso zu berücksichtigen sind wie personalpolitische Ziele. Dabei ist es die Entscheidung des einzelnen Arbeitgebers, welche Vergütungsbestandteile, die er einem Arbeitnehmer gewährt, er für die Einzahlung in Wertguthaben zulässt. Generell sind Beiträge aus dem laufenden Arbeitsentgelt wie auch Einmalzahlungen, etwa Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Prämien, möglich. Es sind dauerhafte ebenso wie einmalige Zahlungen eines Mitarbeiters zulässig.

Die Zeitwerte, die ein Mitarbeiter in sein Zeitwertkonto einbringt, können grundsätzlich aus Überstunden bzw. Mehrarbeit wie auch aus seinem Urlaub stammen. Während das Einbringen von Überstunden und Mehrarbeit rechtlich leicht möglich ist, sind die rechtlichen Beschränkungen für die Umwandlung von Urlaubstagen in Zeitwerte größer. Auch wollen viele Arbeitgeber generell keine Umwandlung von Urlaubstagen zulassen, da die Mitarbeiter den Urlaub für die Erholung nutzen soll. Zeitwerte müssen vor der Einbringung in ein Wertguthaben erst in Geld umgerechnet werden.

Arbeitnehmer können die Guthaben ihrer Zeitwertkonten nutzen, um sich für einen bestimmten Zeitraum von der Arbeitspflicht freistellen lassen. Dabei existiert das Arbeitsverhältnis fort, und auch die Vergütung wird weiterhin gezahlt. Dieses Entsparen eines Wertguthabens ist der eigentliche Zweck eines Zeitwertkontos. Das Flexi-II-Gesetz lässt gesetzliche Freistellungszwecke und vertraglich vereinbarte Freistellungszwecke in Anlehnung an die Personalpolitik eines Arbeitgebers zu.

Lohnsteuerlich werden Entgeltbestandteile, die in ein Wertguthaben eingebracht werden, inklusive der darauf erzielten Erträge als Einkünfte des Arbeitnehmers nach § 19 Einkommensteuergesetz nachgelagert zum Auszahlungszeitpunkt besteuert. Bei der Besteuerung spielt es keine Rolle, ob die Auszahlung im Rahmen einer regulären Freistellung oder die Folge eines Störfalles ist. Der Umfang der Besteuerung hängt vom steuerrechtlichen Rahmen zum Auszahlungszeitpunkt ab.

Damit das Wertguthaben und später die Vergütung des Arbeitnehmers in der Leistungsphase durch den Arbeitgeber gesichert wird, muss die Kapitalanlage den Werterhalt der eingebrachten Mittel gewährleisten.