Nicht jeder Mitarbeiter darf im Homeoffice arbeiten.

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Coronavirus und Homeoffice: Erfolgreich von zu Hause arbeiten

Von Kirstin Gründel

Das Coronavirus zwingt viele Unternehmen, ihre Beschäftigten ins Homeoffice zu schicken. Andere lassen ihre Mitarbeiter vorsorglich von zu Hause aus arbeiten. Doch nicht jedes Unternehmen ist darauf vorbereitet und hat Erfahrungen mit mobilem Arbeiten gesammelt. Ein paar Dinge müssen Unternehmen und Beschäftigte im Homeoffice beachten.

Es ist davon auszugehen, dass Homeoffice – auch unabhängig von der Corona-Pandemie – zukünftig immer mehr genutzt werden wird. Schon in den vergangenen Jahren hat der Anteil der Arbeitnehmer, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, zugenommen. In der aktuellen Corona-Krise sind viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken.

Wichtig ist, dass Personaler die Grundlagen für Homeoffice schaffen und das Arbeiten von zu Hause aus strukturieren. Dabei müssen sie einige Punkte beachten: Nicht nur die technischen Voraussetzungen für das Arbeiten im Homeoffice müssen stimmen, das mobile Arbeiten muss auch auf die Unternehmenskultur abgestimmt werden. Ebenso muss die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten reibungslos funktionieren.

Arbeitsrechtliche Regelungen für Homeoffice

Auch in Zeiten der Ausbreitung des Coronavirus gelten die allgemeinen arbeitsrechtlichen Bestimmungen für das mobile Arbeiten. Grundsätzlich sind Mitarbeiter verpflichtet, am Arbeitsplatz zu erscheinen; einen Anspruch auf Homeoffice haben sie nicht, sofern keine konkrete Ansteckungsgefahr im Betrieb besteht oder es entsprechende Vereinbarungen zum Homeoffice gibt.

Auch kann der Arbeitgeber Arbeitnehmer grundsätzlich nicht zwingen, im Homeoffice zu arbeiten, da eine Tätigkeit zu Hause die persönliche Sphäre des Arbeitnehmers betrifft, in die der Arbeitgeber nicht eingreifen darf. Der Arbeitgeber darf die Arbeit aus dem Homeoffice nur dann anordnen, wenn dies beispielsweise im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung vereinbart ist und der jeweilige Mitarbeiter zu Hause einen Arbeitsplatz hat, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Durch eine Homeoffice-Regelung können Arbeitgeber ihrer Fürsorgepflicht nachkommen und das Risiko von Erkrankungen in der Belegschaft minimieren. Sie kann auch Schutzmaßnahme sein, wenn Mitarbeiter Kontakt mit infizierten Personen hatten oder aus einem Krisengebiet zurückkehren.

Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, haben grundsätzlich Anspruch auf Gehalt. In der aktuellen Phase ist es sinnvoll, im Unternehmen zu kommunizieren, wie lange Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt werden sollten, auch wenn sich die Dauer des mobilen Arbeitens jederzeit ändern kann.

Technische Voraussetzungen für Homeoffice

Für das Arbeiten zu Hause eignen sich standardisierte Prozesse oder Tools, die die Kommunikation in der Belegschaft sicherstellen. Auch die Speichermedien für Daten, etwa virtuelle Festplatten, sind wichtig. Zudem muss das Unternehmen klären, wie Mitarbeiter im Homeoffice Zugang zu Dateien und Servern erhalten, die ansonsten im Büro genutzt werden, beispielsweise über VPNs.

In jedem Fall müssen die genutzten Kanäle DSGVO-konform sein. Wer Plattformen außerhalb der firmeneigenen IT-Architektur nutzt, sollte unbedingt auf die Nennung von personenbezogenen Daten und Budgetzahlen verzichten.

Generell – nicht nur in der aktuellen Krise – sollten Unternehmen alle Mitarbeiter gleich behandeln und ihnen gleiche Arbeitsbedingungen bieten. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen sollten, von zu Hause aus zu arbeiten, sofern es in ihrer Branche und Arbeitsumgebung möglich ist.

Kommunikation sicherstellen

Wer Mitarbeiter ins Homeoffice schickt, sollte dafür sorgen, dass die Kommunikation funktioniert. Hilfreich ist, wenn bereits am Arbeitsplatz im Büro die Kommunikationskultur stimmt. Führungskräfte sollten den Kontakt zu ihren Mitarbeitern im Homeoffice halten. So kann es sinnvoll sein, jeden Morgen ein kurzes virtuelles Meeting einzuberufen, in dem das Team gemeinsam den Tag plant.

Es sollten klare Absprachen getroffen werden, welche Kommunikationstools genutzt werden. Dafür müssen Unternehmen einschätzen, wie sie dringende Informationen verbreiten können, wie kurze Absprachen zwischen zwei oder einigen Kollegen mehr getroffen werden können, wie Besprechungen komplexer Themen in einem ganzen Team oder mit externen Partnern ablaufen können. Für manchen Austausch eignen sich Mails, für andere Messenger-Dienste, Chats oder Projektmanagement-Apps; bei manchen Absprachen ist auch die Mimik der Gesprächspartner wichtig, so dass sich Video-Chats anbieten. Generell muss die Software dem Stand der Technik entsprechen und nutzerfreundlich sein.

Arbeitstage strukturieren

Mitarbeiter im Homeoffice müssen ihren Arbeitstag strukturieren, die anfallenden Aufgaben über den Tag verteilen und Abläufe einhalten. Allerdings ist nicht jeder Mensch für das Arbeiten zu Hause geschaffen. Manche Menschen brauchen soziale Kontakte, während andere das beim Arbeiten stresst. Daher müssen Arbeitgeber sorgfältig abwägen, welche Mitarbeiter sie wie lange ins Homeoffice schicken.

Heimarbeitsplatz optimal einrichten

Wie ein Arbeitsplatz eingerichtet sein muss, ist in den Arbeitsschutzgesetzen und in den Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber niedergeschrieben. Für Mitarbeiter im Homeoffice empfiehlt es sich, eine Ecke oder ein Zimmer ausschließlich für das mobile Arbeiten einzurichten. Durch eine strikte Trennung von Arbeits- und Privatleben kann der Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages seine Arbeit hinter sich lassen und ist während des Arbeitens nicht durch das private Umfeld abgelenkt.

Auch bei den Arbeitszeiten müssen gesetzliche Vorschriften, beispielsweise Ruhe- und Höchstarbeitszeiten, eingehalten werden. Mitarbeitern ist zu empfehlen, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Erfahrungen zeigen, dass viele Mitarbeiter im Homeoffice tendenziell eher mehr arbeiten, aus Sorge, ihre Pflicht nicht zu erfüllen.