Arbeitszeitkiller Koordinationsaufgaben

Anstatt Zeit für die Kernaufgaben ihrer beruflichen Tätigkeit zu haben, müssen Mitarbeiter 60 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Koordinierungsarbeiten verschwenden. Das fand eine Untersuchung des HR-Software-Anbieters Asana heraus, die 10.000 Beschäftigte aus sechs Ländern befragte. Für die tatsächlichen Aufgaben, für die Mitarbeiter eingestellt wurden, bleiben ihnen nur 27 Prozent ihrer Arbeitszeit. Die restlichen 13 Prozent brauchen sie für Strategie und Planung.

Unter Koordinationsaufgaben fallen zum Beispiel Meetings – sie sind einer der größten Zeitfresser. Laut Asana sind zwei Drittel aller Geschäftsmeetings nicht notwendig. Zu den Zeitfressern, die die Mitarbeiter von den tatsächlichen Aufgaben abhalten, gehören auch Emails und Diskussionen im Team-Messenger. Allein die Beantwortung von Emails ist zum Beispiel der häufigste Grund für Überstunden. 

Mangelnde Kommunikation und ein fehlender Überblick führen dazu, dass Aufgaben mehrfach gemacht werden müssen. Sie beeinflussen die Produktivität der Beschäftigten negativ. Laut der Umfrage arbeiten deutsche Angestellte mehr als fünf Stunden pro Woche an Aufgaben doppelt. Im Jahr sind das 270 Stunden, die Mitarbeiten für andere Aufgaben fehlen.

Als weiteren Grund, weshalb Koordinationsaufgaben so viel Zeit kosten, nennen die Studienautoren die Unklarheit darüber, was die Prioritäten des Unternehmens sind und welche Aufgaben und Rolle ein einzelner Mitarbeiter erfüllen muss, um die Unternehmensziele zu erreichen. 46 Prozent der Befragten wissen, welchen Wert ihre Tätigkeit im Unternehmenskontext hat. Weniger als die Hälfte von ihnen kennt die Ziele des Arbeitgebers, und 43 Prozent wissen über die jeweiligen Jahresziele Bescheid.