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20.01.15
Personalentwicklung

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Was Arbeitgeber beim Benefit Weiterbildung steuerlich und arbeitsrechtlich beachten sollten

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Arbeitnehmer auszubilden ist für jede Branche notwendig. Ebenso wichtig ist, das Erlernte in Weiterbildungen zu vertiefen und auszubauen. Allerdings sind hochwertige Fortbildungsmaßnahmen oft teuer. Viele Arbeitgeber unterstützen ihre Beschäftigten deshalb, und auch der Staat hat die Zeichen der Zeit erkannt und verzichtet bei tatsächlichen Weiterbildungsmaßnahmen in der Regel auf die Besteuerung eines geldwerten Vorteils.

 

Nach der Studie „Fachkräfte sichern“, die das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie veröffentlicht hat, haben Unternehmen 2011 je Beschäftigten (ohne Auszubildende) durchschnittlich 1.035 Euro für die Weiterbildung ausgegeben. Unabhängig von den Beweggründen der Unternehmen, in die Weiterbildung ihrer Beschäftigten zu investieren, stellt sich für die Belegschaft die Frage nach individueller Förderung. Insbesondere sollten Weiterbildungsmaßnahmen möglichst kostenneutral bei den Mitarbeitern ankommen. Das heißt, Mitarbeiter sollen weder finanziell noch steuerlich belastet werden. Hier hat der Staat tatsächlich Regelungen getroffen, um Weiterbildung zugunsten von Arbeitnehmern steuerlich zu entlasten.

 

Voraussetzung für einen Verzicht auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils ist, dass die Weiterbildungsmaßnahme im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird. Vereinfacht ausgedrückt, bedeutet das: Der Arbeitgeber verspricht sich von der Fortbildungsmaßnahme einen Vorteil für das eigene Unternehmen. Konkret geht es um eine Erhöhung der Einsatzfähigkeit. Keine Voraussetzung für die Annahme eines ganz überwiegenden betrieblichen Interesses des Arbeitgebers ist, dass der Arbeitgeber die Teilnahme an der Bildungsmaßnahme zumindest teilweise auf die Arbeitszeit anrechnet. Allerdings sieht die Finanzverwaltung bei einer – auch teilweisen – Anrechnung als Arbeitszeit grundsätzlich das Kriterium des überwiegenden betrieblichen Interesses als erfüllt an. Dies gilt jedoch nur, soweit keine konkreten Anhaltspunkte für einen Belohnungscharakter der Bildungsmaßnahme sprechen.

 

Steuerlich unproblematisch sind grundsätzlich Fortbildungsmaßnahmen wie zum Beispiel die Teilnahme an Fachseminaren und Meisterkursen. Aber auch berufsbegleitende Studiengänge und Masterstudiengänge können und werden vermehrt durch Arbeitgeber gefördert. Ein berufsbegleitendes Erststudium fällt unter den Begriff Weiterbildung, wenn zuvor eine Ausbildung abgeschlossen wurde. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass der Gesetzgeber den Begriff der Ausbildung über das Jahressteuergesetz (Zollkodex-Gesetz) für Steuerzwecke ab dem Jahr 2015 normiert hat. Demnach würde eine Erstausbildung nur dann vorliegen, wenn sie nach öffentlichen Vorschriften oder internen Vorschriften eines Bildungsträgers über eine Dauer von mindestens zwölf Monaten durchgeführt und grundsätzlich mit einer Abschlussprüfung beendet wird.

 

Liegt eine Ausbildung im oben genannten Sinne vor, muss zwischen Erstausbildung und Studium eine gewisse fachliche Nähe vorhanden sein. Dies ist gewährt, wenn beispielsweise eine Bankkauffrau oder ein Bankkaufmann neben der beruflichen Tätigkeit Betriebswirtschaftslehre studiert. Ist diese Nähe nicht gegeben, ist in der Regel davon auszugehen, dass die Weiterbildungsmaßnahme nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird. Insofern liegt bei Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

 

Liegen die steuerlichen Voraussetzungen einer Weiterbildungsmaßnahme vor, stellt sich die Frage, welche Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden können. Im Prinzip sind alle Kosten im Zusammenhang mit der Weiterbildungsmaßnahme beziehungsweise dem berufsbegleitenden Studium, wie zum Beispiel Studiengebühren, Unterrichtsmaterial, Fachbücher, Reise- und Übernachtungskosten, erstattungsfähig. Grundsätzlich ist eine Erstattung der tatsächlichen Kosten möglich. Hierzu sind dem Arbeitgeber die entsprechenden Originalrechnungen vorzulegen. Sofern auch Reise- bzw. Verpflegungsgelder ausbezahlt werden, sind diese nur im gesetzlichen Rahmen steuerfrei.

 

Die Arbeitnehmerseite

 

Übernimmt der Arbeitgeber die Fortbildungskosten vollständig, kann der Arbeitnehmer keine Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Sofern der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nur teilweise übernimmt, verbleibt dem Arbeitnehmer zumindest der Abzug als Werbungskosten, soweit er die Aufwendungen selbst getragen hat.

 

Ist der Arbeitnehmer selbst Schuldner der Kosten bzw. Studiengebühren, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber bereits vor Beginn der Bildungsmaßnahme schriftlich vereinbart wurde. Liegt eine solche Vereinbarung nicht vor oder erteilt der Arbeitgeber seine Genehmigung erst nach Abschluss der Fortbildungsmaßnahme, ist eine steuerfreie Erstattung der Fortbildungskosten nicht mehr möglich. Erfolgt die Übernahme von Studienkosten durch den Arbeitgeber im Darlehenswege, bei der marktübliche Vereinbarungen über Verzinsung, Kündigung und Rückzahlung getroffen werden, führt weder die Hingabe noch die Rückzahlung der Mittel zu lohnsteuerlichen Folgen.

 

Arbeitsrechtliche Aspekte

 

Neben den steuerlichen Gesichtspunkten darf ein Unternehmen die arbeitsrechtliche Seite nicht vergessen. Bei kosten- und zeitintensiven Fortbildungsmaßnahmen ist es mittlerweile Usus, dass sich der Arbeitgeber ein Rückforderungsrecht für einen gewissen Zeitraum einräumen lässt. Dieses Rückforderungsrecht wird beispielsweise im Fall der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wirksam. Existiert keine solche Vereinbarung, besteht für den Arbeitnehmer auch keine Rückzahlungsverpflichtung.

 

Der Arbeitgeber muss bei der Ausgestaltung der Rückzahlungsklausel allerdings gewisse Spielregeln einhalten. Eine Rückzahlungsklausel kommt nur dann in Betracht, wenn der Arbeitnehmer durch die Fortbildungsmaßnahme einen echten Vorteil erlangt hat. Echte Vorteile sind beispielsweise eine höhere Vergütung oder bessere Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt. Des Weiteren muss der Zeitraum der Rückforderung begrenzt werden. Von der Rechtsprechung entwickelte Grundsätze bieten hierbei eine Orientierung. Dauert die Fortbildungsmaßnahme zum Beispiel zwei bis vier Jahre, kann der Arbeitgeber zulässigerweise eine Bindungsdauer von bis zu fünf Jahren vereinbaren. Der Rückzahlungsbetrag muss sich allerdings zeitanteilig entsprechend der Bindungsdauer reduzieren. Werden diese Grundsätze nicht beachtet, ist die Rückzahlungsklausel in der Regel insgesamt unwirksam. Tritt hingegen der Rückzahlungsfall ein, kann der betroffene Arbeitnehmer zumindest Werbungskosten in entsprechender Höhe in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

 

Als Ergebnis lässt sich also festhalten, dass die steuerlichen Hürden für eine arbeitgebergeförderte Fortbildungsmaßnahme überschaubar sind. Der Arbeitnehmer wie auch der Arbeitgeber müssen sich vor Beginn der Maßnahme darüber einig werden, wer die Kosten für die Fortbildung trägt, und eventuelle Rückzahlungsansprüche festlegen. Die getroffenen Vereinbarungen sollten sich unbedingt in einer schriftlichen Vereinbarung wiederfinden.

 

Dr. Bob Neubert

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater sowie Gesellschafter

BANSBACH GMBH, Wirtschafts-prüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft

bob.neubert@bansbach-gmbh.de

www.bansbach-gmbh.de

 

Jens Otto

Steuerberater und Prokurist

BANSBACH GMBH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft

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