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23.01.20

Sechs Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

In vielen Unternehmen sind Jahresgespräche ein wichtiges Führungsinstrument. Doch häufig misslingen solche Gespräche. Diese sechs Tipps helfen, Jahresgespräche erfolgreich, zielorientiert und konstruktiv zu führen.

Mitarbeitergespräche dienen dazu, den Fokus der Mitarbeiter auf die Unternehmensziele zu lenken und Personalressourcen zu erkennen. Sie sind aber auch ein wichtiges Instrument zur Personalentwicklung. Daher ist es sinnvoll, wenn sich die Gesprächspartner anhand einiger Punkte auf das Gespräch vorbereiten. Im Folgenden haben wir Tipps für die Gesprächsführung zusammengestellt.

1. Gesprächsatmosphäre

Schon die Einladung zum Mitarbeitergespräch ist entscheidend: Führungskräfte sollten sie eindeutig formulieren und schreiben, um welche Punkte es ihnen in dem Gespräch gehen wird: Möchten sie die Leistung des Mitarbeiters ansprechen, neue Zielvereinbarungen treffen, oder soll das Gehalt im Vordergrund stehen? So kann sich der Mitarbeiter auf das Gespräch vorbereiten – und daran kann die Führungskraft auch Rückschlüsse auf dessen Haltung und Arbeitsweise ziehen. 

2. Gemeinsamer Rückblick

Anhand des letzten Gesprächsprotokolls kann eine Führungskraft gemeinsam mit ihrem Mitarbeiter beurteilen, wie er die vereinbarten Aufgaben erledigt und ob er seine Ziele erreicht hat. Bei diesem Rückblick sollte die Führungskraft die individuellen Ziele des Mitarbeiters sowie die Ziele seiner Organisationseinheit betrachten.

3. Beratung

An diese Beurteilung sollte sich eine Beratung anschließen: Zum einen sollte die  Führungskraft ihrem Mitarbeiter ein Feedback zu seiner Arbeit und Arbeitsweise geben und Verbesserungspotenziale aufzeigen. Zum anderen sollte sie ihn für die Zukunft motivieren, indem sie ihm persönliche Stärken nennt und Möglichkeiten sucht, diese auszubauen. Die Führungskraft sollte ihm auch ihre Erwartungen an seine Position und mögliche Karriereschritte nennen.

Wenn der Mitarbeiter Ziele nicht erreicht hat, sollte die Führungskraft nach den Ursachen suchen. Mitarbeiter, die ihre Ziele erreicht haben, kann sie dagegen motivieren, ihre Erfolgsstrategien mit dem Team zu teilen. Der Mitarbeiter sollte auch die Möglichkeit erhalten, eigene Vorschläge einzubringen.

4. Vorschau: Zielvereinbarungen, keine Zielvorgaben

Daraus sollte die Führungskraft – gemeinsam mit dem Mitarbeiter – Zielvereinbarungen ableiten, aber keine Ziele vorgeben. Nur wenn sich der Mitarbeiter mit den Zielen identifiziert, wird er sie erreichen wollen. Die Ziele müssen klar definiert und messbar sein, zum Beispiel die Teilnahme an Schulungen oder die Übernahme weiterer Aufgaben. Zudem sollte die Führungskraft festlegen, bis wann die Ziele erreicht werden sollen.

Die Vereinbarungen können auch das Gehalt und etwaige variable Vergütungen betreffen, jedoch sollte die Führungskraft diese von emotionalen Gesprächsinhalten entkoppeln. Auch die Zusammenarbeit in der Organisationseinheit, mit anderen Einheiten sowie mit Kunden kann sie in den Blick nehmen.

Es ist sinnvoll, Ziele nicht für ein ganzes Jahr zu formulieren, sondern in kürzer getaktete Ziele, beispielsweise Quartalsziele, aufzuteilen.

Zudem sollte die Führungskraft die wichtigsten Punkte des Gesprächs in einem Protokoll festhalten. Um den Organisationsaufwand zu schonen, kann sie Dokumente mit Hilfe einer Personalverwaltungssoftware automatisch erstellen.

5. Kontinuierlicher Austausch

Eine gute Kommunikation beinhaltet nicht nur ein Jahresgespräch, sondern auch einen häufigeren Austausch. Die Führungskraft sollte vereinbaren, wann sie weitere Gespräche führen möchte oder ob sie informelle Mitarbeitergespräche oder Feedbackrunden – täglich, wöchentlich oder monatlich – ansetzt. Als Führungskraft ist es wichtig zu wissen, ob Mitarbeiter mit den Zielen zurechtkommen oder zwischendurch Hilfestellung benötigen.

6. Positives Gesprächsende

Genauso wie der Einstieg in das Gespräch positiv sein sollte, sollte der Mitarbeiter auch das Gespräch mit einem guten Gefühl verlassen – selbst wenn die Führungskraft Kritik geäußert hat. Daher sollte sich die Führungskraft zum Schluss bei ihrem Mitarbeiter für den positiven Gesprächsverlauf, seine guten Ideen oder auch die ehrlichen Rückmeldungen bedanken. Anerkennung der Vorgesetzten motiviert Mitarbeiter, gute Arbeit zu leisten.