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20.03.20

Coronavirus: Deutschland im Ruhemodus – ein 12-Punkte-Plan für Arbeitgeber

Das Coronavirus verändert das Land. Deutschland ist in vielen Bereichen in den Ruhemodus heruntergefahren. Auch mehr und mehr Unternehmen stellen ihren Betrieb ein oder schicken Mitarbeiter ins Homeoffice. Lesen Sie hier einen 12-Punkte-Plan, was Unternehmen auch im Ruhemodus beachten sollten.

In der Corona-Krise können sich Unternehmen an einem 12-Punkte-Plan orientieren. Dr. Ulrich Schnabel, Leitender Projektmanager beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) Stuttgart, hat ihn zusammengestellt.

  1. Führungsteam zusammenrufen, Führungskräfte auch mit Krisen- und Notfallerfahrung rekrutieren (zum Beispiel freiwillige Feuerwehr, Bergrettung, Kernkraftwerke) und qualifizierten Krisenstab bilden. Vorsitzenden der Notfallorganisation auf Zeit ernennen, der Erfahrung im „Entscheiden in Not“ hat. Regelmäßige kurzzyklische Notfallkommunikation – am besten virtuell und verbindlich – etablieren.
  2. Agil Krisen- und Notfallplan entwickeln.
  3. Betriebsspezifische Notfallorganisation entwickeln, anpassen und in Kraft setzen. Sie muss grundsätzlich klare Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungszuweisungen, Stellvertreterregeln sowie Weisungslinien und Berichtwege umfassen.
  4. Krisen- und Notfallplan entwickeln
  5. Empfehlungen des Robert Koch Instituts umsetzen, dazu gehören:
    • Hygienisches Verhalten am Arbeitsplatz: Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden sensibilisieren und auf hygienisches Verhalten hinweisen.
    • Schutzausrüstung, Desinfektionsmittel und Arzneien sollten vorgehalten werden.
    • Informationen des Gesundheitsschutzes beachten: Neben der Beschaffung von Medizin- und Hygieneartikeln sollten Betriebe stets aktuelle Hinweise zum Gesundheitsschutz beachten.
    • Alle gesundheitsrelevanten und wichtigen Informationen sind auf den Seiten des Robert-Koch-Instituts, der Welt-Gesundheitsorganisation (WHO) und des Auswärtigen Amtes zu finden.
    • Belegschaft über den Pandemieplan in Kenntnis setzen: Alle Mitarbeiter sollten über vorbeugende Maßnahmen informiert sein, damit auch im Ernstfall das Kerngeschäft weiter laufen kann.
    • Kernfunktionen, Ansprechpartner und Personaleinsatz festlegen: Unternehmen sollten neben Bereichen, deren Funktion auch im Krisenfall nicht eingestellt werden kann, Ansprechpartner für den Krisenfall benennen. Auch die Vorsorge für Mitarbeitende im Ausland sollten Unternehmen sicherstellen.
    • Betriebliche und personelle Planung: Nachdem die zentralen Funktionen des Betriebs festgelegt sind, sollte geklärt werden, welche Mitarbeiter wichtige Aufgaben übernehmen können. Falls viele Beschäftigte gleichzeitig ausfallen, muss der Betrieb weiterhin gesichert sein.
  6. Eindeutige Notfallentscheidungen im Krisenstab treffen sowie klipp und klar an alle kommunizieren, zum Beispiel:
    • Wer geht ins Homeoffice?
    • Wer hält den Restbetrieb, unter anderem in Produktion, Logistik und Vertrieb, am Laufen?
    • Wie können Kundenschnittstellen angepasst werden?
    • Wer schützt das unbesetzte Unternehmen?
    • Für die Mitteilungen des Krisenstabs an die Belegschaft per elektronische Medien gilt: Zwei-Wege-Kommunikation. Die Empfänger müssen bestätigen, dass sie die Anweisungen verstanden haben.
  7. Arbeitsfähigkeit im Homeoffice herstellen und ausbauen, unter anderem durch folgende Maßnahmen:
    • Technische Infrastruktur aufbauen, ausbauen und IT-Support mit geeigneter Belegschaft gewährleisten
    • Räumliche Voraussetzungen gemeinsam gegebenenfalls am Telefon entwickeln oder elektronisch mit Bildern bestätigen lassen
    • Arbeitsmittel, Ausstattung und Ressourcen bereitstellen
    • Datenschutz für die Situation im Homeoffice und im mobilen Büro erklären und bestätigen lassen. Bitte keine betrieblichen Papiere ungeschreddert in die häusliche Papiertonne werfen.
  8. Verbindliche Regeln im Ausnahmezustand aus den Organen der Notfallorganisation kommunizieren, zum Beispiel:
    • Erreichbarkeit der Mitarbeitenden via Telefon sicherstellen
    • Teammeetings und Regelkommunikation sowie Stand-up-Meetings mit Telefonkonferenzen und elektronischen Medien organisieren
    • Regelmäßige Reviews und Ziel- und Ergebnisgespräche trotz Ausnahmesituation führen
    • Die Kunden nicht vergessen – das Ohr weiterhin am Kunden haben. Regelmäßig via Telefon oder Internet Kontakt suchen.
  9. Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen sowie ergonomische Anforderungen an Arbeitsplätze für das Homeoffice oder das mobile Büro kommunizieren. Mitarbeiter, bitten, diese in Krisenzeiten entsprechend eigenverantwortlich umzusetzen.
  10. Führungskräfte der Notfallorganisation auffordern, den Dialog mit Mitarbeitenden und Teams zu suchen und Feedbackgespräche zu führen
  11. Führungskräfte über den Mitarbeiterdialog regelmäßig dem Krisenstab berichten lassen
  12. Obere Leitung der Normalorganisation ist aufgefordert, regelmäßig Strategiekommunikation zu betreiben, den betrieblichen Status zu kommunizieren und Feedback in der dezentral verteilten Belegschaft via betriebliche Kommunikationsmedien einzuholen.