Global Mobility

Die Administration von Global Mobility liegt in der Regel bei HR bzw. der Personalabteilung sowie insbesondere bei Compensation & Benefits, Talentmanagement und Personalentwicklung. Auch existieren bei Global Mobility interne Bezüge von HR zu den Funktionsbereichen Steuern, Recht, Finanzen und Einkauf. Extern kooperiert HR hier mit den nationalen Behörden der Zielländer, mit spezialisierten Dienstleistern und mit Global-Mobility-Peers, also zum Beispiel lokalen Personalabteilungen. Dienstleister für die Global-Mobility-Administration sind vor allem in den Bereichen Steuern, Recht, Immigration, internationale Gehaltsabrechnung, Umzug, Benchmarking und Cultural Training tätig.

Bei Global Mobility wird bezüglich der Transferrichtung zwischen Outbounds – Entsendeten, die sich aus dem Mutterland heraus bewegen – und Inbounds – Entsendeten, die in das Mutterland kommen, unterschieden. Entsendungen können strategisch bedingt sein, wenn zum Beispiel ein Geschäftsführer einen internationalen Standort auf- oder ausbauen soll. Sie können weiterhin eine Rolle für die Personalplanung im Zusammenhang mit einem internationalen Projekt spielen. Bei einer Lokalisierung ist vor allem der Fachkräftebedarf der Anlass für Entsendungen. Ebenso müssen Unternehmen für eine Lokalisierung technische Fähigkeiten und Know-how bereitstellen, die lokal nicht oder nicht in ausreichender Zahl und Qualität verfügbar sind.

Auch kann Global Mobility ein Kernelement für das Talentmanagement eines Unternehmens sein, indem Talenten eine Entsendung an einen internationalen Standort als nächsten Entwicklungsschritt für ihre berufliche Karriere angeboten wird. In diesem Kontext spielt Global Mobility eine zentrale Rolle in einer Total-Rewards-Strategie. Gerade für Potenzialträger kann ein längerer internationaler Aufenthalt ein ausschlaggebender Grund sein, sich für ein Unternehmen zu entscheiden, oder später auch eine Voraussetzung, um künftig eine höhere Position im Unternehmen zu erlangen.

Je nach Lebenslage kann eine Entsendung auch privat veranlasst sein, damit ein Mitarbeiter zum Beispiel bei seiner Familie wohnen kann.

Global Mobility sollte fest in einer HR-Strategie und einer Total-Rewards-Strategie verankert sein. Neben dem oben genannten Talentmanagement hat Global Mobility gemeinsame Schnittmengen mit zahlreichen HR-Funktionen:

• Recruiting
• Arbeitsrecht
• Personalplanung
• Nachfolgeplanung
• Personalentwicklung
• Weiterbildung
• Performance-Management
• Compensation & Benefits
• HR-Controlling

Auch lassen sich Global-Mobility-Einsätze mit Hilfe digitaler IT-Lösungen administrieren, also seitens des Unternehmens etwa durch ein HR-Management-System oder für die Entsendeten selbst mit Hilfe einer Employee-Self-Service-Lösung.

Die konkreten Aufgaben für HR bei der Betreuung von Entsendeten umfassen:

• die Entwicklung und Pflege von Entsenderichtlinien in Form einer Global-Mobility-Policy 
• Global-Mobility-Administration für die Entsendeten und ihre begleitendenden Angehörigen
• kulturelles Training, Immigrationsberatung
• die Organisation von Wohnung und Reisen
• Risikoabsicherung
• Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Infrastruktur, die für die Arbeit benötigt wird
• (arbeits-)vertragliche Regelung der Entsendung
• Kostenkalkulation für die gesamte Entsendung
• Gewähr der Mitarbeiterzufriedenheit

HR kooperiert in der Regel bei folgenden Aufgaben rund um Global Mobility mit dem Rechts- und Compliance-Bereich des eigenen Unternehmens:

• Visums -und Arbeitsgenehmigungen für andere Länder
• Beratung über Einkommens -und Körperschaftsteuer
• sozialversicherungsrechtliche Beratung
• Minimierung von Risiken im Einsatzland

Eine Policy bildet anhand von Entsendungsrichtlinien alle Prozesse, Rollen und Zuständigkeiten bei Global Mobility ab. Das ermöglicht Transparenz in den Strukturen, Zuständigkeiten und Kosten, Planungssicherheit und eine konsistente Abwicklung.

Eine Policy regelt zudem oftmals die Vergütung und deren Komponenten für Expatriates. Eine solche Policy führt Altersvorsorge und Benefits auf, die zusätzlich zum Festgehalt, zur variablen Vergütung und zu Bonuszahlungen entrichtet werden. Konzerne beteiligen sich häufig an den Wohnkosten und zahlen in Abhängigkeit vom Gastland einen Ausgleich für Lebenshaltungskosten. Dieser richtet sich unter anderem nach dem verfügbaren Einkommen, also der Vergütung abzüglich Steuern und Wohnkosten. Hinzu kommen oft diverse Versicherungen, allen voran eine Krankenversicherung für den Auslandsaufenthalt. Weitere Komponenten sind eine Mobilitätsprämie, die sogenannte Mobility-Allowance, eine Förderung des begleitenden Partners im Rahmen einer Spousal-Allowance oder bei unattraktiven Orten auch eine Hardship-Allowance.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich für einen heimatlandorientierten Ansatz, bei dem sie ihren Beschäftigten im Gastland das gleiche Vergütungsniveau wie zu Hause bieten. Für eine konsistente und transparente Vergütung innerhalb einer international aufgestellten Unternehmensgruppe bietet sich ein Grading-System an, das zumindest auf der Ebene der Führungskräfte und Experten internationale Vergleichbarkeit durch angemessene Eingruppierungen in das Stellenbewertungssystem bewährt. 

Unternehmen regeln die Auszahlung der Vergütung von Expatriates in ihren Policies unterschiedlich. Manche Arbeitgeber zahlen prinzipiell die gesamte Vergütung nur im Gastland aus, andere teilen die Zahlungen zwischen Gast- und Heimatland auf. Hier besteht die Herausforderung, sicherzustellen, dass die gesamte Vergütung im Gastland versteuert wird, also dort, wo sie verdient wird.

Eine Herausforderung ist die steuerliche Behandlung von Entsendeten im Gastland. Dort wollen die Expatriates steuerlich kaum schlechter gestellt sein als zuvor im Heimatland. Arbeitgeber können diese Frage über die Tax-Equalization regeln, quasi eine Steuerausgleichsrichtlinie. Danach wird der Expatriate steuerlich so gestellt, als hätte er seine Arbeitsleistung durchgängig im Inland erbracht, indem der Arbeitgeber die tatsächlich anfallende Steuerlast trägt. 

Zudem besteht die Möglichkeit einer Tax-Protection. Darin vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass letzterer während seines Auslandsaufenthalt steuerlich nicht schlechter gestellt sein soll, als wäre er durchgehend im Inland beschäftigt. Zusätzlich kann er von einem niedrigerem Steuersatz im Einsatzland profitieren. 

Zu beachten sind drohende Fälle von Doppelbesteuerung. So läuft beispielsweise eine Führungskraft, die in einem Gastland gemeldet ist, aber in mehreren Staaten arbeitet, Gefahr, in anderen Ländern zusätzliche Steuerschulden einzugehen. Der Umgang mit Expatriates unterscheidet sich von Land zu Land. In China unterliegen ihre Einkommen einer vergleichsweise hohen Besteuerung, während Belgien seine Steuergesetzgebung attraktiv für Expatriates gestaltet. Bei der steuerlichen Behandlung von Expatriates sind stets die Unternehmensebene und die Mitarbeiterebene zu betrachten. Zudem gelten Doppelbesteuerungsabkommen zwischen vielen Staaten.

In der betrieblichen Altersversorgung (bAV) für Expatriates können dem Arbeitgeber zusätzliche Kosten entstehen, denn der Arbeitgeberanteil zu einer bAV in Deutschland ist auch im Gastland steuerpflichtig, solange der Mitarbeiter dort tätig ist. Hier droht etwa bei einer Pensionskasse eine Doppelbesteuerung, nämlich zum Zeitpunkt der Einzahlung in die Pensionskasse und zum Zeitpunkt des Leistungsbezugs im Rentenalter. Bei der nachgelagerten Besteuerung von Long-Term-Incentives ist es international übliche Praxis, zu schauen, an welchen Standorten ein Beschäftigter während einer Erdienungsphase von mehreren Jahren tätig war. Die Steuerzahlung darf nicht allein in dem Land erfolgen, in dem sich die Person zum Zeitpunkt der Auszahlung aufhält, sondern muss über den Zeitraum der Erdienung entsprechend verteilt werden. International gelten sehr unterschiedliche Regelungen.