New Normal: Müdigkeit in Videokonferenzen – das hilft

Von Franziska Stiegler, BKK Dachverband und Projektleiterin psyGA

Im Homeoffice reiht sich eine Videokonferenz an die nächste. Viele Beschäftigte fühlen sich erschöpft. Warum ist das so? Und was hilft gegen das Phänomen, das Experten als Zoom-Fatigue bezeichnen?

Obwohl der Weg nach Feierabend aufs Sofa angenehm kurz geworden ist, fühlen sich viele ausgelaugt. Ein Phänomen, für das Experten und Expertinnen einen Begriff geprägt haben: Zoom-Fatigue – die Müdigkeit von Menschen, hervorgerufen durch Videokonferenzen.

Bei virtuellen Treffen nehmen die Teilnehmer ihre Umgebung nur noch optisch und akustisch wahr. Durch diese Beschränkung speichert das Gehirn diese Art von Erinnerung nicht mehr so intensiv ab. Die Menschen müssen sich anstrengen, um genauso viele Informationen aufzunehmen wie in einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht.

Eine Studie des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) bestätigt: 60 Prozent der befragten 422 Personen geben an, dass sie sich durch virtuelle Meetings beeinträchtigt fühlen. Am häufigsten nennen sie, dass ihre Konzentration sinkt.

Wie lässt sich die Müdigkeit, die Zoom-Fatigue, erklären?

Drei Faktoren sind für Beschäftigte besonders belastend:

Technische Probleme: Systeme brechen zusammen, Ton- oder Bildqualität sind schlecht.
Organisation von virtuellen Besprechungen: Pausen und klare Gesprächsregeln fehlen.
Die Interaktion mit den Kollegen bleibt auf der Strecke. Eine nonverbale Kommunikation ist wegen fehlender Mimik und Gestik unmöglich.

Regeln für virtuelle Meetings geben Struktur

Arbeitnehmer sind der Zoom-Fatigue nicht hilflos ausgeliefert. Der erste Schritt ist zu erkennen, dass es sich bei der Zoom-Fatigue nicht um ein individuelles Problem handelt. Das macht es zu einem Thema der Arbeitsorganisation. Führungskräfte sollten das Phänomen und die Gefahren der Onlinemüdigkeit kennen. Es drohen steigende Krankenstände, die Leistungsfähigkeit ist eingeschränkt und Produktivität und Motivation sinken.

Wie also dem Problem begegnen? Wie an allen Orten, an denen Menschen zusammenkommen, helfen auch in der virtuellen Welt klare Regeln. Regeln, die bei persönlichen Treffen selbstverständlich sind, müssen für virtuelle Konferenzen neu festgelegt werden:

Technikprobleme minimieren: Viele technische Probleme können über Einstellungen und verbindliche Verabredungen gelöst werden. Reicht die Bandbreite für alle Videos? Gibt es Anleitungen für die Bedienung? Ein kurzer Technikcheck zu Beginn hilft, die Aufmerksamkeit zu fokussieren und technische Probleme zu minimieren.
Meetings vorbereiten und gestalten: Unverzichtbar sind erstens eine vorbereitete Moderation mit Agenda und Zieldefinition des Meetings. Anders als in persönlichen Meetings, bei denen uns die nonverbalen Reaktionen manche Fragezeichen ganz automatisch beantworten, sollten in virtuellen Meetings Fragen ausgesprochen werden – auch die vermeintlich selbstverständlichen. Zweitens laden virtuelle Meetings dazu ein, rein sachlich zu kommunizieren. Das stärkt die Produktivität, reine Sachorientierung bedeutet aber auch kontinuierliche Konzentration. Ausgleich und Pausen müssen daher eingeplant werden.

Hilfreich sind auch ritualisierte Check-ins und Check-outs:

Check-in:

Wie geht es jedem einzelnen?
Wer konnte sich wie vorbereiten?
Was wollen wir heute hier erreichen?

Check-out:

War das Meeting hilfreich?
Welche Fragen sind offen?
Wer ist müder als vorher?
Was verbessern wir beim nächsten Mal?

Multitasking steigert Erschöpfungsrisiko

Keinen Gefallen tun Sie sich, wenn Sie der Versuchung erliegen, parallel zum Meeting noch andere Aufgaben zu erledigen. Multitasking führt nicht zu mehr Produktivität, sondern zu Frustration und Erschöpfung.

Das bedeutet nicht, dass sich Teilnehmer berieseln lassen sollten. Passives Zuhören ist schon in Präsenzmeetings eine Zumutung, virtuell ist das nicht anders. Wer an Meetings teilnimmt, sollte versuchen, sich mindestens einmal pro Stunde zu beteiligen, sei es nur durch ein Lob oder Kommentar im Chat. Das gibt das Gefühl, Teil des Gesprächs zu sein und macht das Meeting abwechslungsreicher.

Und zu guter Letzt müssen alle Pausen für sich nutzen, um sich zwischen Konferenzen zu bewegen, zu lüften und mit gesunden Snacks zu stärken.

Eine gute Arbeitskultur als Erfolgsrezept

Die Umstellung der Arbeitswelt – Homeoffice und zunehmende Digitalisierung – kam mit Beginn der Corona-Pandemie in vielen Unternehmen plötzlich. Herausforderungen konnten nicht langsam begleitet werden, sondern müssen nun gemeistert werden. Arbeitskultur ist der Schlüssel für Unternehmen und Teams, widerstandsfähig zu werden.

Unter dem Stichwort Resilienz haben sowohl das Projekt psyGA mit einem Schwerpunkt auf psychische Gesundheit Wissen gesammelt als auch die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) Impulse aus der Praxis zusammengestellt.