Digitalisierung: Nachholbedarf beim Spesenmanagement

Von Kirstin Gründel

Infolge der Corona-Pandemie finden nur wenige Geschäftsreisen statt. Virtuelle Konferenzen machen viele Reisen überflüssig. Personalabteilungen müssen derzeit kaum noch Spesen mit ihren Mitarbeitern abrechnen. Das bietet ihnen die Möglichkeit, die Prozesse rund um die Erstattung von Spesen und Auslagen zu beleuchten und zu verbessern. In vielen Unternehmen dürfte in diesem Bereich zudem Digitalisierungsbedarf bestehen.

Infolge der Corona-Pandemie ist derzeit nicht klar, wann wieder vermehrt Geschäftsreisen stattfinden können. In manchen Bereichen können Geschäftsreisen auch weiterhin durch virtuelle Konferenzen ersetzt werden. In vielen Bereichen dürfte aber der persönliche Kontakt weiterhin eine wichtige Rolle spielen, so dass Geschäftsreisen unerlässlich sind.

HR-Abteilungen sollten bereits jetzt ihr Spesenmanagement hinterfragen und gegebenenfalls Erstattungsprozesse verbessern. Das zeigen Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage , an der 2.000 Angestellte teilgenommen haben, die regelmäßig betrieblich veranlasste Ausgaben haben.

Dauer und Höhe der Auslagen schwanken

Gemäß der Befragung bekommt jeder vierte Angestellte Spesen zügig, das heißt innerhalb von zwei Tagen, von seinem Arbeitgeber erstattet. Fast genauso viele Arbeitnehmer warten hingegen bis zu einem Monat auf eine Rückzahlung. Jeder fünfte Angestellte gibt an, geschäftliche Auslagen erst nach mehr als einem Monat erstattet zu bekommen. Somit profitieren Arbeitgeber quasi von einem zinslosen Kredit. Angestellte ab 65 Jahren erhalten Erstattungen deutlich zügiger als Angestellte, die jünger als 30 Jahre sind.

Mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer geht für den Arbeitgeber regelmäßig mit bis zu 250 Euro in Vorkasse. Jeder fünfte Angestellte legt sogar wiederholt mehr als 500 Euro aus.

Verbesserungsbedarf in vielen Unternehmen

Jeder sechste Befragte ist mit den aktuellen Prozessen in seinem Unternehmen zur Erstattung von Auslagen und Spesen sehr zufrieden. Immerhin die Hälfte der Angestellten zeigt sich noch ganz zufrieden mit dem Erstattungsprozess.

Etwa jeder dritte Angestellte sieht allerdings in seinem Unternehmen Verbesserungsbedarf bei der Abrechnung von Spesen. Jeder siebte ist frustriert über das Prozedere, jeder zehnte Angestellte hat sogar das Gefühl, dass sein Arbeitgeber ihn als zinsgünstige Bank missbraucht.

Angestellte wünschen sich von ihren Unternehmen, dass diese Auslagen zügiger erstatten. Zudem möchten sie ihre Auslagen digital einreichen können. 12,7 Prozent der Befragten, die regelmäßig erstattungsfähige Kosten haben, wünschen sich eine Firmenkreditkarte, um nicht selbst in Vorlage gehen zu müssen. Nicht einmal ein Drittel der Befragten kann sich vorstellen, weiterhin privat in Vorleistung gehen zu müssen.