Wie sich Benefitsangebote hinsichtlich Transparenz, Governance, Kosten, Wettbewerbsfähigkeit und Nachfrage organisieren lassen
Diese Praxis zeigte aber in der jüngeren Vergangenheit zunehmend Schwächen. Beispielsweise erschwerte die mangelnde Abstimmung und Transparenz hinsichtlich des internationalen Benefitsangebots die internationale Mitarbeitermobilität, sowie die Gewinnung und Bindung von qualifiziertem Personal. Langjährig bestehende Benefits erschienen aufgrund von veränderten Prioritäten in Zeiten annähernder Vollbeschäftigung nicht mehr attraktiv. Die Governance- und Compliance-Anforderungen des Headquarters konnten zentral nur schwer geprüft bzw. lokal nicht erfüllt werden, denn die Angebotsauswahl und Preisfindung unterlag keiner Kontrolle. Aufgrund einer Akquisitionshistorie des Unternehmens hatten viele Landesgesellschaften jeweils einen anderen lokalen Employee-Benefits-Versicherungsmakler und diverse Versicherer im Land genutzt, was dem zentralen Überblick und der Realisierung von Skaleneffekten im Weg stand. Dazu kam eine fehlende Kostenkontrolle.
Diese Defizite wurden mit der Entwicklung eines International-Benefits-Management-Konzeptes angegangen. Grundsätzlich galt es, den Talent Deal neu zu schärfen und zu kommunizieren
Das Bestehende in Phase 1 erfassen und bewerten
Kurzfristig wurden folgende Ziele formuliert:
- Hebung von möglichen Effizienzpotenzialen: Welche Arbeiten sind auf zentraler Ebene besser zu organisieren? Wie kann die Benefitsverwaltung optimiert werden (IT-Tools)?
- Realisierung von Einsparpotenzialen: Insbesondere die Risk-Benefits (Todesfallabsicherung, Unfall/Invalidität, Krankenversicherungen/Medical Plans) sind international meist versicherungsförmig ausgestaltet bzw. versicherungsförmig unterlegt. Hier bietet die gruppenweite Bündelung des Einkaufs in der Regel Vorteile gegenüber einem lokalen Versicherungseinkauf (Gruppenkonditionen mit günstigeren Tarifen und höheren Deckungssummen, geringeren Ausschlusskriterien wie Gesundheitsfragen etc.)
Hierfür wurden die folgenden Maßnahmen in Angriff genommen:
- Erstellung eines Benefitsinventars zur Erfassung des weltweiten Benefitsangebots, um Transparenz als Grundvoraussetzung aller weiteren Aktivitäten zu erhalten;
- Prüfung, ob die vorhandenen Benefits lokalen und globalen Compliance-Anforderungen gerecht werden (anderenfalls wurden sofortige Compliance-gerechte Veränderungen eingeleitet);
- Realisierung der zeitnah möglichen Einsparpotenziale (bei gleichem Benefitsniveau) durch Bündelung der lokal eingekauften Deckungen und Services bei einem Provider auf Landesebene und verstärktem Wettbewerb bei den jährlichen Erneuerungen/Einkauf („Renewals“) der lokalen Versicherungsverträge sowie länderübergreifendes Pooling von weltweiten Verträgen;
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands durch Einsatz eines IT-Tools, das stetig aktuelle Benefitsinformationen bereithält.