Der Firmenwagen ist mitunter der gängigste und bei vielen Arbeitnehmern auch der beliebteste Sachbezug, den sie neben ihrem Grundgehalt von ihrem Arbeitgeber gewährt bekommen. Da die Zuwendung durch das Arbeitsverhältnis veranlasst ist, zählt sie zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Daraus ergeben sich lohnsteuerliche Konsequenzen für den Arbeitnehmer.
Die Fragen rund um die Firmenwagenbesteuerung sind äußerst vielfältig. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits in mehreren aktualisierten Schreiben die Auffassung der Finanzverwaltung hinsichtlich der steuerlichen Behandlung bei Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs thematisiert. Aufgrund der regelmäßig neuen Nachfragen, die sich in Zusammenhang mit Firmenwagen ergeben, ist erst im März 2022 erneut ein angepasstes BMF-Schreiben zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs (BMF-Schreiben vom 3. März 2022 IV C 5 – S 2334/21/10004) ergangen. Die Neuerungen werden im Folgenden dargestellt.
Privatnutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge
Für lohnsteuerliche Zwecke kann der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung mittels 1-Prozent-Regelung oder durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ermittelt werden. Bei der 1-Prozent-Regelung ist für den geldwerten Vorteil der Bruttolistenpreis maßgebend. Da dieser bei Importfahrzeugen nicht immer ermittelbar ist, hat das BMF jetzt klargestellt: In solchen Fällen kann der Listenpreis auf der Grundlage verschiedener inländischer Endverkaufspreise freier Importeure geschätzt werden.
Im Bereich der Fahrtenbücher gewinnen elektronische Fahrtenbücher immer mehr an Beliebtheit. Sofern sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen, werden sie von der Finanzverwaltung anerkannt. Das BMF hat nun in seinem Schreiben darauf hingewiesen, dass beim Führen digitaler Fahrtenbücher die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten sind.
Während ein unterjähriger Wechsel zwischen der 1-Prozent-Regelung und der Fahrtenbuchmethode für dasselbe Kraftfahrzeug nicht zulässig ist, erlaubt das BMF nun: Eine rückwirkende Änderung (Wechsel zwischen den Methoden für das gesamte Kalenderjahr) ist vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich möglich. Beim Wechsel von der 1-Prozent-Regelung zur Fahrtenbuchmethode müssen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Dokumentation für das gesamte Kalenderjahr erfüllt sein – von Beginn des Kalenderjahres an.
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Kann ein betriebliches Kraftfahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, ist der Zuschlag grundsätzlich mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsort anzusetzen. Explizit aufgenommen hat das BMF, dass die 0,03-Prozent-Regelung auch für Kalendermonate Anwendung findet, in denen das Fahrzeug tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Hauptarbeitsplatz genutzt wurde.
Das Gleiche gilt für den Ansatz des pauschalen Nutzungswertes, wenn aufgrund einer arbeitsvertraglicher Vereinbarung Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nicht jeden Tag notwendig sind (zum Beispiel wegen Homeoffice, Dienstreisen, Teilzeitregelungen oder Auslandsaufenthalten). Ein durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist bereits im pauschalen Nutzungswert berücksichtigt.
- Alternativ kann der Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Rahmen der Einzelbewertung ermittelt werden. Der Arbeitgeber muss die anzuwendende Methode für jedes Kalenderjahr einheitlich für die dem Mitarbeiter überlassenen Kraftfahrzeuge festlegen, wobei die Methode innerhalb des Kalenderjahres nicht gewechselt werden darf. Neu ist nun auch hier, dass eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs, also ein Wechsel zwischen den Methoden für das gesamte Kalenderjahr, möglich ist. Allerdings nur vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung für das entsprechende Kalenderjahr.
Wird ein Wechsel von der 0,03-Prozent-Regelung zur Einzelbewertung geplant, muss auf Folgendes geachtet werden: Es gelten Aufzeichnungspflichten in Form einer monatlich fahrzeugbezogenen schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die Tage (mit genauer Datumsangabe), an denen das Betriebs-Kfz tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und dem Hauptarbeitsort genutzt wurde. Diese müssen von Beginn des Kalenderjahres an vorliegen, um die Voraussetzungen der Einzelbewertung zu erfüllen. - Klargestellt wurde jetzt auch: Ein geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte muss nicht erfasst werden, wenn dem Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug ausschließlich an den Tagen überlassen wird, an denen es erforderlich werden könnte, dass er dienstliche Fahrten von der Wohnung aus antritt oder an dieser beendet. Dies ist beispielsweise beim Bereitschaftsdienst in Versorgungsunternehmen der Fall.
Zuzahlungen des Arbeitnehmers bei außerbetrieblicher Nutzung
Seit der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs im Jahr 2016, der sich die Finanzverwaltung angeschlossen hat, mindern Zuzahlungen des Arbeitnehmers den privaten Nutzungswert. Dabei werden drei Formen der Zuzahlung unterschieden: laufende Zuzahlungen, die Übernahme von Einzelkosten und Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten.
- Hinsichtlich der Übernahme von Einzelkosten hat das BMF festgelegt: Einmalzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Bemessung des geldwerten Vorteils auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen und vorteilsmindernd zu berücksichtigen. Diese Regelung muss jedoch im Arbeitsvertrag festgelegt sein. Maßgebend ist dabei der vereinbarte Zuzahlungszeitraum.
- Auch bei (Einmal-)Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten ist es laut BMF-Schreiben entscheidend, ob eine arbeitsvertragliche Vereinbarung über den konkreten Zuzahlungszeitraum getroffen wurde oder nicht.
- Bestehen keine arbeitsvertraglichen Vereinbarungen bezüglich eines Zuzahlungszeitraums, mindert die Zuzahlung im Jahr der Erbringung sowie in den darauffolgenden Kalenderjahren den geldwerten Vorteil bis maximal auf null Euro.
- Wenn arbeitsvertragliche Vereinbarungen über einen konkreten Zuzahlungszeitraum vorliegen, gilt Folgendes: Die zeitraumbezogene Einmalzahlungen des Mitarbeiters zu den Anschaffungskosten des Kfz werden bei der Bemessung des geldwerten Vorteils gleichmäßig auf den Zeitraum verteilt, für den sie vereinbarungsgemäß geleistet werden. Insoweit mindern sie den privaten Nutzungswert. Maßgebend ist auch hier der vereinbarte Zuzahlungszeitraum, nicht die tatsächliche Nutzungsdauer. Es liegen damit weder negativer Arbeitslohn noch Werbungskosten vor. Eine Übertragung verbleibender Zuzahlungen auf ein anderes überlassenes betriebliches Kraftfahrzeug scheidet ebenfalls aus.
Fazit
Die im BMF-Schreiben erfassten Neuerungen finden ab sofort und in allen noch offenen Fällen Anwendung. Aus diesem Grund sollten sich Arbeitgeber über die zuvor beschriebenen Neuerungen kundig machen, da sich insbesondere aus den rückwirkenden Änderungsmöglichkeiten für die anzuwendenden Methoden Gestaltungsmöglichkeiten ergeben, die für die Mitarbeiter steuerliche Vorteile bieten können.
Theresa Voit,
Steuerberaterin, BANSBACH GmbH
theresa.voit(*)bansbach-gmbh(.)de
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