Die Administration von Pensionsverpflichtungen unterliegt zunehmend dem Trend der Digitalisierung und Automatisierung. Vorbei ist die Zeit, in der Mitarbeiter in der Warteschleife der Hotline warten mussten, bis sie einen Ansprechpartner erreichen konnten, der ihnen Auskunft zu ihren Versorgungsansprüchen gab.
Heute ist an dieser Stelle der Self Service gefragt. Aus Effizienzgründen steht dabei die Automatisierung von Administrationsprozessen im Fokus. Pensionsverpflichtungen sind in der Regel sehr langfristige Verpflichtungen und oft ist historisches Wissen, aber auch Fachwissen der Administratoren erforderlich. Daher wird insbesondere bei großen Konzernen die Administration der Pensionspläne von einer zentralen Abteilung vorgenommen. Geht das historische Wissen oder aber das interne Fachwissen verloren – entweder aufgrund des Ausscheidens langjähriger Mitarbeiter oder bei Teilverkäufen von Unternehmen –, wird häufig über eine Auslagerung der Administration von Pensionsverpflichtungen zu einem professionellen Anbieter nachgedacht.
Daher hat sich in den letzten Jahren ein Markt für die Administration von Pensionsverpflichtungen gebildet. Manche Marktteilnehmer bieten einen sogenannten Full Service an, andere beschränken sich auf Teilbereiche wie die Abwicklung der Rentenauszahlung oder das Bereitstellen von IT-Plattformen. Dabei wird in der Regel für die Beschäftigten eines Unternehmens eine eigene Hotline eingerichtet, bei der Fragen zu Versorgungsansprüchen geklärt werden können. Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmen für eine interne oder eine teilweise beziehungsweise vollständige externe Lösung entscheidet, steht heute im Fokus die Digitalisierung sowie die Automatisierung einzelner Prozesse – auch Robotics & Intelligent Automation (R&IA) genannt.