Organisationen werden alle Segmente bei ihrem Workforce Planning berücksichtigen, um agil auf Anforderungen zu reagieren.

Erfordert die Digitalisierung eine Neuausrichtung der betrieblichen Altersversorgung?

Von Martin Haep und Dr. Judith May

Benefits aus der Perspektive von agilen Organisationen und deren Mitarbeitern

Noch vor wenigen Jahren boten hippe Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein moderneres Umfeld, als es sich die Menschen privat leisten konnten oder wollten. Einen führenden Arbeitgeber erkannte man am Laptop, am Handy, am Office oder am Firmenwagen.

Das hat sich massiv verändert, und wir sehen es jeden Tag auf der Straße, in der Bahn, ja überall. Die Digitalisierung hat unser privates Leben atemberaubend schnell weiterentwickelt und dazu geführt, dass wir komplexe Entscheidungen viel schneller und einfacher treffen, Services und Produkte zu jedem Zeitpunkt einfach und umfassend vergleichen und einkaufen können und auf Basis unseres Nutzerprofils personalisierte Angebote bekommen. Kurz, im Privaten erlaubt uns Technologie immer mehr, unsere Präferenzen und Erwartungen einfach und schnell auszuleben.

Arbeitgebern fällt dies oft nicht leicht. Zum einen passt eine Arbeitswelt mit kollektiv zugesagten Angeboten nicht wirklich zu einem personalisierten Umfeld. Zum anderen sind Arbeitgeber bei Fragen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes deutlich sensibler als der private Mensch. Die in Folge stärker werdende Differenz zwischen Erwartung und gespürter Realität bei den Mitarbeitern macht den Unternehmen deutlich zu schaffen. Auf einem mehr als umkämpften Arbeitsmarkt bei nahezu Vollbeschäftigung steigt der Anpassungsdruck für den, der attraktiv und in der Lage sein muss, individuelle Erwartungen unterschiedlicher Mitarbeitergruppen effizient zu erfüllen.

Und dennoch: Auch wenn diese Analyse simpel erscheint, sind die Bedenken in den HR-Bereichen immer noch deutlich zu hören. Häufig wird vorgebracht, Personalisierung sei technisch nicht möglich und auch rechtlich nicht umsetzbar. Im Folgenden wollen wir am komplexen Beispiel der betrieblichen Altersversorgung zeigen, dass das rechtliche Argument regelmäßig ins Leere läuft und dass wir darüber hinaus gerne den Beweis antreten, dass die passende Technologie vorhanden ist.

Das Arbeitsrecht ist gut gerüstet

Betrachten wir den Anspruch auf betriebliche Altersversorgung zunächst vor dem arbeitsrechtlichen Hintergrund. Arbeitnehmer sind qua Definition weisungsgebunden und fremdbestimmt. Daran ändert auch die Modernisierung der Arbeitswelt hin zu flexiblen Arbeitszeiten, Home-Office und agilen Teams nichts. Auch bei temporärem Verzicht des Arbeitgebers auf sein Direktionsrecht bleibt dieser in der fachlichen und disziplinarischen Letztverantwortung. Das Arbeitsrecht ist auch gut gerüstet für einen Beschäftigungswandel hin zu mehr Arbeitnehmerüberlassung und freier Mitarbeit. So regelt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz einen Anspruch auf wertgleiche Versorgung zum Entleiherbetrieb. Zudem können arbeitnehmerähnliche Personen eine vom Betriebsrentengesetz geschützte Versorgungszusage erhalten. Selbst die Digitalnomaden der Gig Economy sind damit nicht zu digitalen Tagelöhnern degradiert, sondern können in klassische Absicherungssysteme eingebunden werden.

Einen Perspektivenwechsel braucht es dagegen im Umgang mit befristeten Arbeitsverhältnissen. Zwar verbietet das Teilzeit- und Befristungsgesetz schon seit vielen Jahren deren Diskriminierung und gebietet eine Teilhabe nach dem pro-rata-temporis-Prinzip. Ausnahmen sind jedoch gerade in der betrieblichen Altersversorgung anerkannt. Das Bundesarbeitsgericht hat eine Rechtfertigung aufgrund der regelmäßig mit Versorgungszusagen bezweckten Belohnung der Betriebstreue unterstellt. Hinzu kamen Argumente wie die teilweise längeren gesetzlichen Unverfallbarkeitsfristen oder der erhöhte Verwaltungsaufwand.

Heute findet man Befürworter einer uneingeschränkten Partizipation jedenfalls dann, wenn das Versorgungswerk gar nicht auf Betriebstreue ausgerichtet ist, sondern rein dem Vergütungsgedanken folgend mit einer sofortigen vertraglichen Unverfallbarkeit versehen ist. Auch eine übergeordnete Zwecksetzung wie die schlichte Ergänzung der gesetzlichen Rentenversicherung kann zum Umdenken zwingen. Letzteres wurde jüngst auf Landesarbeitsgerichtsebene bestätigt.

Informationspflichten gewinnen an Bedeutung

Jede Partei des Arbeitsverhältnisses hat grundsätzlich selbst für die Wahrnehmung ihrer eigenen Interessen zu sorgen. Mithin lehnen Arbeitgeber beispielsweise eine Verpflichtung ab, von sich aus über den im Betriebsrentengesetz verankerten Entgeltumwandlungsanspruch aufzuklären. Aus Sicht des Arbeitgebers mag es bereits genug gesetzliche Informationspflichten geben, welche in Umsetzung der EU-Mobilitätsrichtlinie oder der EbAV-II-Richtlinie in den letzten Jahren auch immer vielfältiger geworden sind. Mittels technischer Lösungen lassen sich diese Herausforderungen jedoch gut bewältigen.

Nach unserer Überzeugung wird es künftig nicht ausreichen, nach dem Minimalprinzip lediglich keine falschen Pflichtinformationen zu erteilen. Stattdessen gilt es, den Wissensvorsprung, den jeder Arbeitgeber hinsichtlich seiner betrieblichen Versorgung hat, an der Erwartungshaltung des Mitarbeiters orientiert, weiterzugeben. Je stärker der Arbeitgeber zur Teilnahme an betrieblichen Altersversorgungssystemen ermutigt und je vielfältiger deren Wahlmöglichkeiten ausgestaltet sind, desto höher werden künftig die Anforderungen an die Mitarbeiterinformation als Basis einer aufgeklärten Auswahlentscheidung sein. Dies ist aber nicht nur als Bürde zu begreifen, sondern auch als Chance, sich am Markt abzuheben und als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Die Abkehr von der Schriftform ist unerlässlich

Angesichts der fortschreitenden Technologisierung aller Lebensbereiche mutet es aus der Zeit gefallen an, wenn Personalabteilungen für eine Vielzahl von Maßnahmen noch handschriftlich unterzeichnete Erklärungen fordern. Die Gründe hierfür liegen in arbeits- oder steuerrechtlichen Vorschriften, gelegentlich aber auch in einem falsch verstandenen gewillkürten Schriftformerfordernis in betrieblichen oder tariflichen Regelungen.

Mögen die Argumente für strenge Formanforderungen gerechtfertigt sein, wie insbesondere Übereilungsschutz, Echtheits- und Beweisfunktion, so sind diese nicht zwingend an Tinte und Papier gebunden. Unterschriftenpads erfassen Schriftbild, Schreibgeschwindigkeit und Schreibdruck und können nachgeahmte Unterschriften als Fälschung erkennen. Schon heute bewahren Pop-ups beim Online-Shopping zielsicher und interaktiv vor übereilten Entscheidungen.

Flexibilisierung aller Benefits wird State of the Art

Es wäre verkürzt, die betriebliche Altersversorgung als Silo zu betrachten, das ohne Bezug neben anderen betrieblichen Nebenleistungen steht. Vielmehr werden fortschrittliche Unternehmen die betriebliche Altersversorgung im Rahmen ihrer Benefit-Strategien, ausgehend vom personalisierten Bedarf, auf den Prüfstand stellen und deren Ausgestaltung mit Blick auf das Gesamtkonzept anpassen. Vorstellbar sind dabei graduelle Umverteilungen, das heißt die Verwendung eines Teils, des ursprünglich für die betriebliche Altersversorgung vorgesehenen Budgets für andere, inmitten des Arbeitslebens nutzbaren Benefits genauso wie anders herum die Öffnung der betrieblichen Altersversorgung für eine zusätzliche Einbringung von Mitteln aus nicht in Anspruch genommenen anderen Arbeitgeberleistungen. Der für die Neuordnung von Betriebsrenten geprägte Begriff des Dotierungsrahmens wird hier eine neue Bewertung erfahren müssen.

Rechtlich sind sowohl einzelvertraglich als auch kollektivrechtlich vielfältige Ab- und Zuwahlmöglichkeiten („Opting Over“) gestaltbar, die den Wert jeder einzelnen Leistung nicht nur objektiv in einem Euro-Betrag festhalten, sondern auch subjektiv am jeweiligen Bedarf orientieren. So dürfte es sowohl von Mitarbeitern als auch von Betriebsräten regelmäßig als vorteilhaft wahrgenommen werden, zusätzliche Verwendungsoptionen eingeräumt zu bekommen, um damit individuellen Bedürfnissen, sei es beispielsweise nach Mobilität, Kinderbetreuung oder Risikoabsicherung, arbeitgeberunterstützt gerecht werden zu können. Administrativ bieten integrierte Portale hier die Möglichkeit, das HR-System der Zukunft als „Single Source of Truth“ aufzustellen.

Martin Haep
Partner & Wealth Leader Germany
Mercer Deutschland GmbH
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Dr. Judith May
Head of Legal & Tax Consulting
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