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28.09.22

Benefits verwalten: Effizient, präzise und wirkungsvoll

Mit modernen Benefits-Plattformen lassen sich Zusatzleistungen für Mitarbeitende ohne Aufwand administrieren. Doch die meisten HR-Abteilungen machen sich das Leben schwer.

Die Vorteile von flexiblen Cafeteria-Modellen mit einer breiten Auswahl von betrieblichen Zusatzleistungen sind vielfach beschrieben: Solche Angebote tragen unter anderem zu einer höheren Arbeitgeberattraktivität bei, fördern die Motivation und bringen Beschäftigten und Arbeitgebern beiderseitige wirtschaftliche Vorteile. Zudem ist das Personal viel zufriedener, wenn es aus mehreren Benefits das seinen individuellen Bedürfnissen entsprechende Element auswählen kann. Dass die Umsetzung vielen Unternehmen trotzdem noch schwerfällt, hat gleich mehrere Gründe. Dabei gibt es überzeugende Lösungen.

Die Stiftung Warentest bezeichnete steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse vor Kurzem explizit als „Booster fürs Nettogehalt“ und listete im Frühjahr in der Zeitschrift Finanztest auch gleich 14 Beispiele auf, mit denen Beschäftigte mithilfe ihres Arbeitgebers Steuern und Abgaben sparen können. Darunter die Fahrtkostenerstattung, Verpflegungszuschüsse und Warengutscheine. In diesem Jahr steigen die Preise für Lebensmittel und Energie deutlich, was einen Inflationsausgleich mittels Gehaltsextras noch attraktiver macht.

Auch die Tarifvereinbarung für den öffentlichen Dienst der Kommunen definiert für rund eine Million Beschäftigte gemäß § 18a TVöD VKA ein Cafeteria- Modell als „alternatives Entgeltanreiz-System“. Die Vorteile: Das Budget kann flexibel „für Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsplatzattraktivität, der Gesundheitsförderung oder der Nachhaltigkeit eingesetzt werden“. Als Beispiele werden Zuschüsse für Fitnessstudio, Sonderzahlungen, Fahrkostenzuschüsse für ÖPNV/Job-Ticket, Sachbezüge, Kita-Zuschüsse oder Wertgutscheine genannt. Auch das attraktive Fahrradleasing zählt dazu.

Benefits und Pension noch nicht in der Breite angeboten

Während die monatliche Lohnabrechnung und fixe Vergütung der Arbeitsleistung zum Standardrepertoire jeder HR-Abteilung und beauftragter Lohnabrechnungsunternehmen sowie Steuerberater gelten, wird es im Bereich Benefits und Pension viel komplexer. Es beginnt mit der Frage, was als Benefit zu werten ist: Flexible Arbeitszeiten, kostenfreie Getränke und der beliebte Obstkorb im Büro zählen sicher in einer erweiterten Betrachtung zu den betrieblichen Sozialleistungen und sind förderlich für die Unternehmenskultur.

Dezidierte Vergütungszusatzleistungen kommen aber nur bei rund 40 Prozent der Unternehmen in Deutschland zum Einsatz. Und auch hier keineswegs immer für alle Beschäftigten: Mehr als zwei Drittel der betreffenden Unternehmen gewähren Zusatzleistungen wie Versicherungen, Altersversorgung, Dienstwagen oder Einkaufsgutscheine ausschließlich Führungskräften oder bestimmten Leistungsträgern und Bezugsgruppen. Andere Arbeitgeber schließen zwar alle Mitarbeiter ein, bieten dafür aber nur einen oder zwei Bausteine wie beispielsweise steuerfreie Sachbezugskarten im Rahmen der monatlichen 50-Euro- Freigrenze.

Und obwohl jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf betriebliche Altersversorgung (bAV) zumindest durch Entgeltumwandlung hat, bieten nur knapp 30 Prozent aller Unternehmen und rund die Hälfte der Großbetriebe eine bAV an. Die KMUStudie 2021 der Gothaer Versicherungen belegt sogar, dass die Beteiligung nicht ansteigt, obwohl die wachsende Rentenlücke und der Wettbewerb der Arbeitgeber um Talente allenthalben thematisiert werden.

Nicht liegenlassen: steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorteile

Es ist durchaus erstaunlich und nicht nachvollziehbar, warum es in der Mehrzahl der Unternehmen keine größere Durchdringung und Vielfalt bei Benefits gibt. Dies mag zum Teil daran liegen, dass die viel Know how Funktionseinstufungen, Grading und Talent- und Performancemanagement, begleiten betriebliche Transformationsprozesse, verbessern die Unternehmens- und Führungskultur, flexibilisieren Arbeitsstrukturen und arbeiten an zukunftsweisenden Personalstrategien. Jedoch fehlen für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vergütungsfragen oftmals Zeit und Expertise.

Leider schaffen auch die spezialisierten Beratungsunternehmen oftmals nur bedingt Abhilfe. Die Berater leisten wertvolle Grundlagenarbeit und strukturieren Modelle für Zusatzleistungen. Allerdings können sie die häufig überlasteten und nicht selten unterbudgetierten HR-Bereiche kaum bei der Umsetzung der definierten Benefits-Bausteine im betrieblichen Alltag unterstützen. Und die Anbieter der einzelnen Benefits sind zwar Experten für ihre jeweiligen Lösungen von der betrieblichen Krankenversicherung bis zum Verpflegungsgutschein. Von außen können sie allerdings nicht auf die einzelnen Stakeholder im Unternehmen einwirken. Dabei ist vor allem die Begleitung und optimale prozessuale Verknüpfung von Mitarbeitenden, HR-Management und Payroll ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine effiziente, reibungslose und wirkungsvolle Umsetzung der betrieblichen Zusatzleistungen.

Benefits-Rankings nicht zielführend

Auf welche Gehaltsextras und Benefits sollten sich Unternehmen also der Einfachheit halber konzentrieren? Die Antwort auf diese Frage fällt je nach Anbieter und Betrachtungswinkel unterschiedlich aus. Die Erhebung eines Versicherungsunternehmens wird naturgemäß andere Abstufungen ergeben als die eines Anbieters für Firmenevents, Coaching- oder Weiterbildungsdienstleisters. Aber auch die überaus populären Rankings „Welche Add-ons schätzen Arbeitnehmer am meisten?“ führen letztlich nicht weiter.

Ein Beispiel: Einige Rankings platzieren den steuerfreien Zuschuss zur Kinderbetreuung auf Platz 15 der betrieblichen Benefits. Bei anderen Erhebungen landet er unter den Top 5. Welche Benefits den größten individuellen Vorteil bieten, hängt ohnehin von einer Vielzahl weiterer Aspekte ab: Wohnen Mitarbeitende auf dem Land oder in der Stadt? Wo liegt der Betrieb? Wie lang sind die Anfahrtswege? Arbeiten die Befragten im Homeoffice oder in Präsenz? Ob ein ÖPNV-Zuschuss als attraktives Goodie und als Wertschätzung seitens des Arbeitgebers ankommt, wird maßgeblich von diesen Faktoren beeinflusst. Auch das Alter, die Lebensphase und die Einkommensstruktur bestimmen die Wahl der als nutzwertig empfundenen Zusatzleistungen. Mit anderen Worten: Jede und jeder Erwerbstätige hat andere Präferenzen.

Auswahl in Mitarbeiterhand

Aus diesem Grund sollten Unternehmen ein Benefits-Budget definieren und die Beschäftigten die passenden Zusatzleistungen individuell auswählen lassen. Auch ohne Zusatzbudget bieten Lohn- und Gehaltsumwandlungsoptionen genügend Alternativen und Attraktivität.

Die Mitarbeiter sollten passend zu ihren persönlichen Bedürfnissen entscheiden können, was ihnen wichtig und was für sie attraktiv ist – und ihre Auswahl auch flexibel ändern und anpassen können. Das funktioniert mit modernen, zeitgemäßen Lösungen wie einem Benefits-Portal, das betriebliche Zusatzleistungen sichtbar macht und die Transparenz, Verwaltung und Nutzung für Arbeitgeber und Beschäftigte vereinfacht.

Natürlich unterscheiden sich die unterschiedlichen Portallösungen durch ihre Komplexitätstiefe. Eine sinnvolle Lösung sollte als All-in-One-Konzept aufgebaut sein. Dies umfasst, dass Arbeitnehmer nutzungsbezogen von der individuellen vertraglichen Absicherung bis zur Kommunikation der Benefits die unterschiedlichen Bereiche einfach ansteuern und bearbeiten können. So entlastet und unterstützt die Benefits-Plattform auch die HR-Administration effizient und wirkungsvoll. Mitarbeiter können über Plattform und App sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens jederzeit auf ihre Nebenleistungen zugreifen. Letztlich führt ein solches Portal dann auch zu größerer Transparenz bei der Vergütungsgestaltung und zu mehr Wertschätzung der vom Arbeitgeber angebotenen Extras.

George Wyrwoll
Leiter Unternehmenskommunikation
Sodexo Benefits & Rewars Services
Sodexo Pass GmbH
George.wyrwoll(*)sodexo(.)com
www.sodexo.de