Um Benefits bestmöglich zur Mitarbeitergewinnung und -bindung einsetzen zu können, sollten daher die – ggf. sehr heterogenen – Benefitspräferenzen der Mitarbeiter beachtet werden, und zwar sowohl bei der Implementierung neuer Benefits als auch bei der Entscheidung über die Fortführung bestehender Benefits. Da sich Präferenzen im Zeitablauf oder bei geänderter Belegschaftszusammensetzung wandeln können, ist eine periodische Überprüfung der Benefits empfehlenswert. Hier werden folgende Punkte betrachtet: Welche Benefits sind unabdingbar, welche könnten flexibel ausgestaltet werden, ist eine Kombination mehrerer Optionen gewünscht oder ist die Ausweitung auf flexible Benefits ausreichend? Die Ausgestaltung wird durch die strategische Ausrichtung des Unternehmens sowie durch die jetzige oder zukünftige Belegschaft entscheidend beeinflusst. Themen wie die Kernziele des Unternehmens tragen entscheidend zur Auswahl bei: internationaler Ausbau, die lokale Präferenz, eine homogene oder diverse Belegschaft, das vorhandene Budget oder das gewünschte Unternehmensimage etc.
Grundsätzlich gilt: Je flexibler die Offerten sind, desto aufwendiger könnten die Administration und die Kommunikation des Angebots werden. In der Praxis werden vorhandene Benefitsangebote mitunter gar nicht an die ganze Belegschaft kommuniziert, weil es an den richtigen Kanälen und Plattformen fehlt oder das Intranet zu unübersichtlich gestaltet ist.
Die Verwaltung, Administration und Kommunikation eines flexiblen Benefitsangebots und entsprechender Auswahl lassen sich am effizientesten über eine digitale Plattform wie zum Beispiel Benefits Marketplace von Willis Towers Watson managen. Während die Mitarbeiter – vergleichbar mit dem Einkaufserlebnis beim Online-Shopping – ihre flexiblen Benefits auswählen, dazu buchen oder abwählen – etwa eine Anmeldung beim Betriebsarzt, Firmenrabatte oder die Bereitstellung eines eBikes –, haben Unternehmen die Möglichkeit, Reports zu ziehen, Kosten zu analysieren und Mitarbeitergruppen zu vergleichen. Durch die Schnittstellenanbindung an die relevanten Stakeholder, wie Benefitsanbieter, Versicherer sowie HR-Abteilung und Payroll, sind die Voraussetzungen für ein schnelles und dynamisches Benefits-Management gegeben. Jedoch hinken auch hier viele Unternehmen der Entwicklung hinterher, wie der Modernizing Total Rewards Survey von Willis Towers Watson belegt.
