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26.01.22

Auslandsdienstreisen in der Pandemie

Unternehmen senden wieder verstärkt Mitarbeitende zum Arbeiten ins Ausland. Die Situation der Pandemie ist allerdings immer noch dynamisch. Infektionszahlen können sich schnell ändern und die Gesundheitssysteme an ihre Grenzen stoßen.

 

Unternehmen senden wieder verstärkt Mitarbeitende zum Arbeiten ins Ausland. Die Situation der Pandemie ist allerdings immer noch dynamisch. Infektionszahlen können sich schnell ändern und die Gesundheitssysteme an ihre Grenzen stoßen.

Weltweite Dienstreisen ins Ausland waren vor der Pandemie ein wichtiger Bestandteil der Arbeit gerade in international agierenden Unternehmen. Sie werden auch weiterhin eine wesentliche Rolle in vielen Branchen spielen. Äußere Faktoren beeinflussen dabei die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter. Arbeitgeber stehen gerade hier in der Fürsorgepflicht.

Unterstützung im Krisenfall

Die Pandemie hat gezeigt, wie dynamisch sich Situationen verändern können. Ebenfalls wurde deutlich, dass sich Gesundheitssysteme weltweit sehr unterscheiden. Die von Deutschland gewohnte medizinische Dichte an Ärzten, Krankenhäusern und Ausstattungen ist in vielen Ländern nicht gegeben. In der aktuellen Situation gewinnen allerdings noch weitere Faktoren an Bedeutung: Quarantänevorschriften, Ein- und Ausreiseverbote, geschlossene Grenzen, gegebenenfalls nur erschwerte Rückreisen in das Heimatland. Diese Faktoren sollten Arbeitgeber beachten und bei der Auswahl einer Auslandsreisekrankenversicherung auch auf erweiterte Services achten. Dazu zählen etwa:

  • Evakuierung oder Verlegung aus einem Krisengebiet
  • Notfall-Hotline 24/7 (bei Erkrankung, Unfall, Krisensituationen)
  • Medizinische Zweitmeinung und medizinische Unterstützung/Ersatzmedikamente
  • Entschädigungsleistungen bei Unfall oder Tod
  • Information und Unterstützung der Familienangehörigen
  • Unterstützung des Arbeitgebers bei Eskalation (zum Beispiel Rücktransport)

Auslandsdienstreisekrankenversicherung mit passendem Deckungsumfang

Versorgung vor Ort angewiesen, ist eine adäquate Krankenversicherung unerlässlich. Was macht eine gute internationale Krankenversicherung aus? Hier sind beispielsweise folgende Kriterien zu beachten:

  • Weltweite Deckung
  • Einschluss angeschlossener Unternehmen weltweit ohne namentliche Nennung
  • Keine namentliche Nennung von Reisenden, nur jährliche Stichtagsmeldung
  • Einschluss von Vorerkrankungen
  • Keine Wartezeiten
  • Medizinisch sinnvoller Rücktransport ins Heimatland
  • Einschluss von Epidemie und Pandemien
  • 24-Stunden-Hotline mit medizinischer Beratung und Unterstützung
  • Direkte Kostenübernahme bei stationärem Aufenthalt im Krankenhaus
  • Weltweites Netzwerk von Ärzten und Krankenhäusern
  • Zugang zu Netzwerkärzten und Krankenhäusern sowie medizinischen Zweitmeinungen

Private Absicherung mit vielen Fallstricken

reich der Absicherung in die Hände der Arbeitnehmer und verlassen sich auf deren private Auslandskrankenversicherung. Dieses Vorgehen kann jedoch zu unerwünschten Überraschungen führen. Die Haftungsrisiken für den Arbeitgeber sind vorhanden, wenn Kosten nicht oder nur zu einem kleinen Teil von der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung getragen werden. Dabei sind die medizinischen Kosten in Asien, den USA, den VAE, Brasilien, Hongkong, Singapur oder Kanada um ein Vielfaches höher als die in Deutschland geltenden Gebührensätze. In der Folge treten zum Beispiel nicht planbare Kostenbelastungen für den Arbeitgeber auf gepaart mit einer hohen Unzufriedenheit der Arbeitnehmer bei einer nicht vollständigen und/oder verzögerten Kostenerstattung. Darüber hinaus erweisen sich etwaige Problemfälle als erhebliche „Zeitfresser“ für Personalabteilungen und Arbeitnehmer.

Umfassend und effizient vorbereitet

Anstelle vieler privater Einzellösungen sollten Arbeitgeber ihre Fürsorgepflicht effizienter und nachhaltiger durch einheitliche Reiserichtlinien und Gefahrenbeurteilungen organisieren und umsetzen. Zielführend ist ein spezieller Gruppenversicherungsvertrag für Dienstreisen, der neben einheitlichen Leistungen für alle Mitarbeiter auch einheitliche und stabile Beitragssätze beinhaltet. Darüber hinaus sollten eine unkomplizierte Erstattung von Rechnungen sowie eine jederzeit erreichbare Unterstützung bei medizinischen Fragen und Notfällen durch spezielle Dienstleister und – wo notwendig – ein medizinisch sinnvoller Rücktransport ins Heimatland gesichert sein.

Unabhängig vom Umfang des Versicherungsschutzes empfiehlt es sich, im Vorfeld folgende Fragen zu berücksichtigen:

  • Ist die Reise unbedingt nötig, und wie hoch ist das Risiko?
  • Wer entscheidet, ob die Reise stattfindet (Ampelsystem)?
  • Wie ist die aktuelle Lage im Entsendeland (medizinische Versorgung, stationäre Kapazitäten)?
  • Wie sind die Einreise- und Quarantänebestimmungen (Einreisequarantäne)?
  • Ist die Versorgung mit Ersatzmedikamenten gegeben?

Häufig werden Dienstreisen allerdings sehr kurzfristig umgesetzt. Jedoch sollte – gerade in der Pandemie – genügend Zeit für die Planung und Vorbereitung vorgesehen werden. In der Praxis erweisen sich bei sehr kurzfristigen Dienstreisen beispielsweise folgende Punkte als Fallstricke:

  • Kurzfristige Änderungen bei Visa-Beschaffung, Einreisebestimmungen und Krankenversicherungsnachweis
  • Dynamische Veränderungen im Hinblick auf Impfpflichten, Anerkennung des Impfstatus und gegebenenfalls Impfungsmöglichkeiten vor Ort
  • Eingeschränkter Zugang zu Krankenhäusern und Ärzten

Um die zuständigen Abteilungen zu entlasten, setzen viele Arbeitgeber deshalb auf eine regelmäßige Weiterbildung der Fachbereiche und verpflichtende Onlinetrainings oder Unterweisungen zum Thema Dienstreisen. Die reisenden Mitarbeiter können auch über externe Dienstleister beziehungsweise deren Apps oder Onlineportale über Veränderungen informiert werden. Ebenfalls wichtig ist die telefonische Unterstützung 24/7 im Krankheitsfall (Telemedizin und Ersteinschätzung).

Fazit: Ohne Planung geht es nicht

Auslandsdienstreisen sollten grundsätzlich sorgfältig geplant werden. Dies betrifft die Reisevorbereitung und Information über das Entsendeland, den Versicherungsschutz, die rechtzeitige Beantragung eines Arbeitsvisums und einen Notfallplan. Bei Expats ist dieser meist schon mit den Entsenderichtlinien verbunden. Die Mitarbeiter sollten zudem auch vor Ort die Möglichkeit haben, sich jederzeit selbst über die medizinische Versorgung (nächster Arzt, nächstes Krankenhaus und die aktuelle Lage im Land) informieren zu können. Eine Portallösung und/oder App stellt eine probate Lösung dar.

Andreas Eichler
Analyst Health & Benefits
andreas.eichler(*)willistowerswatson(.)com
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Ralf Müller
Senior Associate Health & Benefits
ralf.mueller(*)willistowerswatson(.)com
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