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31.07.20

7 Tipps für Benefits-Programme in Krisenzeiten

Worauf Personaler achten sollten und welchen Mehrwert digitale Benefits-Portale dabei bieten

Mit der rasanten Ausbreitung des Corona-Virus wurden im Frühjahr dieses Jahres von heute auf morgen unzählige Mitarbeiter in die Homeoffices katapultiert. Aber auch Kurzarbeit, veränderte Schichtsysteme und neue erhöhte Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz standen plötzlich an der Tagesordnung. Gleichzeitig hatten Unternehmen einen enormen Bedarf, schnell und tagesaktuell mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Was digitale Benefits-Portale in diesem Kontext leisten können und worauf Personaler in Krisenzeiten im Hinblick auf ihre Benefits-Programme achten sollten, veranschaulichen die folgenden 7 Tipps. 

1. Kontakt halten

Wie kommuniziert man als Unternehmen, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind, die Produktionshallen leer sind, weil Mitarbeiter in Kurzarbeit müssen und nur ein kleiner Teil der Belegschaft vor Ort ist? Klassische Kommunikationswege wie Aushänge und Mitarbeiterversammlungen fallen in der COVID-19-Krise weg. Selbst E-Mails und das Intranet sind kein verlässlicher Kommunikationskanal mehr, da nicht jeder Mitarbeiter über ein Firmen-Handy oder einen Laptop verfügt. In diesen Zeiten helfen Benefits-Portallösungen, auf die Mitarbeiter von jedem privaten Endgerät aus zugreifen können, auch außerhalb des Firmennetzwerks. Darüber hinaus bieten diese Lösungen die Möglichkeit, regelmäßig Feedback seitens der Belegschaft einzuholen, zum Beispiel über Einladungen zu Pulse-Surveys.

2. Gesundheit geht vor

In Zeiten hoher Unsicherheit und der Angst um die eigene Gesundheit, aber auch die von Freunden und Familie, wenden sich viele Menschen hilfesuchend an ihren Arbeitgeber. Denn während politische Entscheidungsträger in der Krise noch um einheitliche Lösungen ringen und die Risikoeinschätzung im privaten Umfeld von Person zu Person stark variiert, orientieren sich Arbeitnehmer auch am Verhalten und an den Vorgaben des Arbeitgebers. Er ist Orientierungspunkt für das eigene Verhalten. Als Unternehmen ist es daher wichtig, Stellung zu beziehen und einer gewissen Fürsorgepflicht nachzukommen. Dazu gehört, über gesundheitliche Risiken aufzuklären und entsprechende Vorsichtsmaßnahmen zu treffen. Darüber hinaus bieten viele Unternehmen konkrete Unterstützung an – durch Benefits aus den Bereichen Sport, Wellness sowie körperlicher und mentaler Gesundheit. Mit der Hilfe von digitalen Plattformen lassen sich dabei bestimmte Benefits – in Abhängigkeit von der aktuellen Situation – prominenter darstellen oder den Mitarbeitern direkt vorschlagen.

3. Standardprozesse aufrechterhalten

Der Schutz der Mitarbeiter ist für viele Unternehmen in der Krise noch wichtiger geworden als zuvor. Je stärker die Prozesse im HR-Bereiche digitalisiert sind, desto umfassender können Unternehmen auch insbesondere ihre HR-Verantwortlichen schützen. Wenn Standardprozesse wie zum Beispiel die jährliche Entgeltumwandlung, die Einbringung von Boni in die Altersvorsorge oder die Auswahl des Firmenfahrrads online über Benefits-Portale ablaufen können, müssen auch HR-Verantwortliche nicht ins Büro kommen, um (Haus-)Post zu verwalten und diese Prozesse aufrechtzuerhalten. Jeder Schritt zum papierlosen Büro reduziert außerdem die Gefahr, sich mit dem Virus zu infizieren.

4. Benefits-Angebote optimieren

Die Auswirkungen der Corona-Krise betreffen nicht nur die Art der Zusammenarbeit. Auch die Bedürfnisse und Ansprüche der Mitarbeiter an Benefits verändern sich. Wer gestern noch sehr zufrieden mit einem Jobticket und der Bezuschussung des Kantinenessens war, kann in Zeiten von Homeoffice damit wenig anfangen und würde den finanziellen Vorteil vielleicht eher in Online-Fitness-Angebote oder den privaten Vermögensaufbau stecken. Digitale Benefits-Portale ermöglichen inhaltliche und zeitliche Flexibilität, so dass sich gerade in solchen Zeiten Änderungen an der individuellen Benefitsauswahl einfach und ohne Mehraufwand für die Personalabteilung durchführen lassen. Darüber hinaus können Arbeitgeber im Sinne eines situativen Managements kurzfristig neue Benefits in ihr Angebot aufnehmen, beispielsweise Mental-Health-Angebote oder finanzielle Unterstützung für Familien, die krisenbedingt in eine Notlage geraten sind.

5. Risiken erkennen und bewerten

Wo verstecken sich eventuelle, krisenbedingte finanzielle Risiken in Benefitsprogrammen? Das können beispielsweise Ausschlussklauseln bei Versicherungen sein, die dadurch in Pandemie- und anderen Katastrophenfällen nicht greifen. Mit Benefits-Portalen können HR-Verantwortliche alle wesentlichen Informationen auf einen Blick sehen und müssen die Informationen nicht aufwendig in unterschiedlichen, papierbasierten Dokumentationen zusammentragen. Darauf basierend, können sie in kurzer Zeit Risikoanalysen erstellen und die Kostenentwicklung für einzelne Benefits bzw. das Benefits-Programm skizzieren.

6. Datenbasis statt Bauchgefühl

Wer gut durch die Krise kommen will, muss sich fast täglich auf Veränderungen einstellen und entsprechende Entscheidungen treffen. Dabei können Daten auf Basis von Echtzeitanalysen helfen. Digitale Benefits-Portale liefern aufschlussreiche Business-Intelligence-Reports zur Nutzung von Benefits und bieten einen Überblick über die Kosten, Steuerersparnisse und den ROI von Benefits-Programmen. Die Analysetools zeigen Trendanalysen und Korrelationen für eine Reihe von Kennzahlen auf, so dass HR-Verantwortliche fundierte Aussagen zur Effektivität von Vergütungs- und Benefitssystemen über verschiedene Mitarbeitersegmente und Standorte hinweg treffen können. So finden sie heraus, welche Benefits von welchen Mitarbeitergruppen geschätzt werden und auf welche verzichtet werden kann – relevante Erkenntnisse, die nicht nur in Krisenzeiten von Vorteil sind.

7. Compliance ist Pflicht

Die Umstellung auf Homeoffice und Kurzarbeit hat viele Unternehmen plötzlich getroffen. Innerhalb kürzester Zeit mussten sie das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen. Die Freizügigkeit, mit der die Nutzung privater Technologie ermöglicht wurde, hat manchem Datenschutzbeauftragten und IT-Risk-Manager ins Schwitzen gebracht. Mit zertifizierten Benefitsportalen, die den Datenschutzregulatorien entsprechen, haben HR-Verantwortliche eine Sorge weniger. Darüber hinaus minimiert die Automatisierung der Prozesse das Fehlerrisiko.

Eva Lawless
Head of Benefit Transformation
Mercer
eva.lawless(*)mercer(.)com
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