Die Ausstattung des Home-Office können Arbeitgeber mitfinanzieren – im Rahmen ihrer Benefitsstrategie. In manchen Fällen sind sie dazu aber auch verpflichtet.

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Home-Office: Ausstattung des heimischen Büros als Benefit

Von Lena Onderka

Einen heimischen Arbeitsplatz einzurichten, kann teuer sein. Manche Arbeitnehmer zahlen ihren Mitarbeitenden bereits einen Zuschuss zur Büroausstattung im Home-Office. Das kann in manchen Fällen ein freiwilliges Benefit des Arbeitgebers sein, in anderen Fällen sind Arbeitgeber aber rechtlich dazu verpflichtet.

Manche Unternehmen haben auf die Corona-Krise und die Zunahme von Home-Office reagiert und finanzieren ihren Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Benefitsstrategie – zumindest teilweise – die Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes. So hat die Bank ING Deutschland vor kurzem begonnen, ihren Beschäftigten ein einmaliges Budget in Höhe von 1.500 Euro für die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes zu Hause zur Verfügung zu stellen. Es soll nicht bei dieser Einmalzahlung bleiben: Alle fünf Jahre sollen die Bankmitarbeitenden von ihrem Arbeitgeber ein Ausstattungsbudget in Höhe von 1.000 Euro erhalten, um ihre Ausrüstung auf den neusten Stand zu bringen, heißt es von Seiten der Bank.

Derzeit wird das Geld noch direkt auf das Konto der Mitarbeitenden überwiesen, später soll das Guthaben in Form eines Gutscheins ausgeteilt werden, der für einen unternehmensinternen Online-Store gilt. Welches Mobiliar und technische Equipment die ING-Beschäftigten dann auswählen, bleibt ihnen überlassen. Sie dürfen selbstständig entscheiden, wie sie ihren Arbeitsplatz gestalten.

Budget für Büroausstattung als Benefit

„Bei der Höhe des Budgets haben wir uns daran orientiert, was sich unsere Mitarbeitenden – zusätzlich zu der vom Arbeitgeber gestellten technischen Grundausstattung – anschaffen würden“, sagt Sebastian Harrer, Personalchef der ING Deutschland. „Dies haben wir gemeinsam mit unseren Kolleginnen und Kollegen vom Einkauf und Facility Management kalkuliert.“

Bei der Planung habe sich die ING-Personalabteilung zudem stark an den Werten Eigenverantwortung und Flexibilität orientiert, die nach eigenen Aussagen gemeinsam mit dem Wandel zur agilen Bank, der im Jahr 2019 angestoßen wurde, die Zusammenarbeit im Unternehmen charakterisieren sollen. Das Ausstattungsbudget erhalten alle Mitarbeitenden – egal ob sie im Home-Office oder im Büro arbeiten. Zudem gilt: „Das im Online-Shop erworbene Equipment geht in das Eigentum des Mitarbeitenden über.“

Auch bei der Allianz erhalten Mitarbeitende ein einmaliges Ausstattungsbudget in Höhe von 300 Euro. Zusätzlich erhalten sie Gelder, um einzelne Ausstattungselemente zu beschaffen.: „Wir bezuschussen den Kauf eines hochwertigen Bürodrehstuhls mit 150 Euro“, sagt eine Unternehmenssprecherin. „Alternativ erhalten die Mitarbeitenden einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss von mehr als 100 Euro für den Erwerb ergonomischer Home-Office-Ausstattung. Das Angebot kommt bei den Beschäftigten sehr gut an.“

Arbeitsrecht: Arbeitgeber müssen Home-Office-Ausstattung zahlen

Mit ihrem Angebot tun die beiden Unternehmen nicht nur ihren Mitarbeitenden etwas Gutes, sondern gehen auch ihrer Pflicht nach. Arbeitsrechtlerin Dr. Joanna Zoglowek von der Kanzlei CMS Hasche Sigle erklärt: „Der Arbeitgeber ist für die Einrichtung des Home-Offices zuständig und trägt grundsätzlich die damit verbundenen Kosten beispielsweise für das Mobiliar und die technischen Geräte.“ Auch laufende Kosten im Home-Office – etwa Miete, Strom und Internet – könnten anhand von Pauschalen des Arbeitgebers dem Arbeitnehmer teilweise erstattet werden. Wer als Arbeitgeber dem auf Bitte des Arbeitnehmers nicht nachkommt, laufe Gefahr, verklagt zu werden.

„Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich einen Aufwendungsersatzanspruch, den er auch gerichtlich durchsetzen kann“, sagt die Rechtsanwältin. Dies beziehe sich auf alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers getätigt hat und die er als erforderlich halten durfte.

Ausnahmen beim Ausstattungsbudget

Ausnahmen gibt es allerdings, wenn das Unternehmen seinem Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz vor Ort im Betrieb zur Verfügung stellt, er aber dennoch ausschließlich auf eigenen Wunsch ins Home-Office zieht.

Die oben genannten Ansprüche kommen zudem laut Zoglowek grundsätzlich nur für das Arbeiten von zu Hause aus in Betracht: „ Bei mobiler Arbeit entfällt die Einrichtung eines kompletten Arbeitsplatzes“, sagt die Rechtsanwältin. In diesem Fall müsse der Arbeitgeber lediglich die technische Ausstattung stellen.