Bei der steuerlichen Behandlung von Fringe-Benefits ist jeweils zu schauen, um welche Art von Bezug und Arbeitgeberleistung es sich handelt. Sachbezüge und Gutscheine über Waren bzw. Dienstleistungen sind mit dem üblichen Verkaufspreis, also dem Bruttowert, abzüglich eines pauschalen Preisnachlasses von 4 Prozent anzusetzen. Zudem gilt hier eine Freigrenze von 44 Euro pro Monat bzw. von 528 Euro pro Jahr. Bei Gutscheinen kann es sich beispielsweise um Einkaufsgutscheine, Jobtickets oder Gutscheine für Sport- und Gesundheitsaktivitäten handeln.
Solange die Zweckbindung für einen Sachvollzug belegbar ist, kann der Arbeitgeber auch Barzahlungen entrichten. Eine Variante ist etwa ein monatlicher steuerfreier Stromzuschuss auf das Kundenkonto des Mitarbeiters maximal bis zur steuerlichen Freigrenze. Wenn der Arbeitgeber bei den gewährten Sachzuwendungen die 44-Euro-Freigrenze pro Monat bzw. 528 Euro pro Jahr übersteigt, ist der gesamte Wert monatlich als geldwerter Vorteil zu behandeln.
Bei der Kalkulation des Werts von Sachbezügen und der Einhaltung der 44-Euro-Freigrenze müssen Arbeitgeber Versand- und Verpackungskosten berücksichtigen. Übersteigt der Gesamtbetrag dadurch die Freigrenze, wird der ganze Sachbezug lohnsteuerpflichtig. Ein erstes Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg von 2016 hat der Bundesfinanzhof in einem Urteil zur Berechnung von Sachbezügen 2018 konkretisiert.
Für andere Fringe-Benefits gelten unterschiedliche Obergrenzen für die steuerliche Freistellung. So sind Getränke und Genussmittel zur kostenfreien oder vergünstigten Überlassung im Unternehmen vollkommen steuerfrei. Unterschiedlich hoch sind die steuerlichen Obergrenzen etwa für die verbilligte oder kostenfreie Überlassung von Benefits. Sie beträgt zum Beispiel
- für vergünstige oder Gratis-Belegschaftsaktien 360,00 Euro pro Jahr,
- für Aufmerksamkeiten und Gelegenheitsgeschenke 60,00 Euro je Anlass bei maximal drei Anlässen pro Jahr,
- für Betriebsveranstaltungen 110,00 Euro bei maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr
- für vergünstigte oder kostenfreie Eigenprodukte des Unternehmens 1.080 Euro pro Jahr
Keine steuerliche Obergrenze existiert unter anderem
- für Fahrtkostenzuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln wie eine BahnCard in Verbindung mit der Erstattung der Reisekosten, wobei jeweils lediglich der Kaufpreis erstattet werden darf,
- die Kosten für Fort- und Weiterbildung, sofern diese Maßnahmen betrieblich veranlasst sind,
- den Zuschuss zu Kindergartenkosten,
- typische Berufskleidung wie etwa Schutzkleidung oder Uniform.
In der Summe kann ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer pro Jahr maximal 10.000 Euro brutto als pauschalierte Sachzuwendungen gewähren. Diese sind pauschal mit 30 Prozent plus Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu versteuern.