Bei Fringe-Benefits („fringe“: dt. „Franse“, „Saum“, „Rand“) handelt es sich um betriebliche Zusatz- oder Nebenleistungen, die der Arbeitgeber – gegebenenfalls ausgewählten – Beschäftigten freiwillig gewährt. Diese Benefits können Waren wie auch Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge sein. In Total Rewards-Ansätzen kommt Fringe-Benefits damit keineswegs eine Randrolle, sondern eine zentrale Funktion bei der Individualisierung der Gehaltsbestandteile zu. Beispiele für Fringe-Benefits sind:
Im Gegensatz zu Gehaltserhöhungen, die fest zugesagt werden, können Arbeitgeber Sachbezüge und Fringe-Benefits relativ einfach wieder aus Total-Rewards-Ansätzen streichen, wenn sie keine fest vereinbarten Vergütungskomponenten sind.
Bei der steuerlichen Behandlung von Fringe-Benefits ist jeweils zu schauen, um welche Art von Bezug und Arbeitgeberleistung es sich handelt. Sachbezüge und Gutscheine über Waren bzw. Dienstleistungen sind mit dem üblichen Verkaufspreis, also dem Bruttowert, abzüglich eines pauschalen Preisnachlasses von 4 Prozent anzusetzen. Zudem gilt hier eine Freigrenze von 44 Euro pro Monat bzw. von 528 Euro pro Jahr. Bei Gutscheinen kann es sich beispielsweise um Einkaufsgutscheine, Jobtickets oder Gutscheine für Sport- und Gesundheitsaktivitäten handeln.
Solange die Zweckbindung für einen Sachvollzug belegbar ist, kann der Arbeitgeber auch Barzahlungen entrichten. Eine Variante ist etwa ein monatlicher steuerfreier Stromzuschuss auf das Kundenkonto des Mitarbeiters maximal bis zur steuerlichen Freigrenze. Wenn der Arbeitgeber bei den gewährten Sachzuwendungen die 44-Euro-Freigrenze pro Monat bzw. 528 Euro pro Jahr übersteigt, ist der gesamte Wert monatlich als geldwerter Vorteil zu behandeln.
Bei der Kalkulation des Werts von Sachbezügen und der Einhaltung der 44-Euro-Freigrenze müssen Arbeitgeber Versand- und Verpackungskosten berücksichtigen. Übersteigt der Gesamtbetrag dadurch die Freigrenze, wird der ganze Sachbezug lohnsteuerpflichtig. Ein erstes Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg von 2016 hat der Bundesfinanzhof in einem Urteil zur Berechnung von Sachbezügen 2018 konkretisiert.
Für andere Fringe-Benefits gelten unterschiedliche Obergrenzen für die steuerliche Freistellung. So sind Getränke und Genussmittel zur kostenfreien oder vergünstigten Überlassung im Unternehmen vollkommen steuerfrei. Unterschiedlich hoch sind die steuerlichen Obergrenzen etwa für die verbilligte oder kostenfreie Überlassung von Benefits. Sie beträgt zum Beispiel
Keine steuerliche Obergrenze existiert unter anderem
In der Summe kann ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer pro Jahr maximal 10.000 Euro brutto als pauschalierte Sachzuwendungen gewähren. Diese sind pauschal mit 30 Prozent plus Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu versteuern.
Heute bieten Arbeitgeber anstelle von einfachen Gutscheinen – beispielsweise für die Kantine oder für Gaststätten – häufig digitale Prepaid-Kreditkarten an, die sich für verschiedene Zwecke nutzen lassen. Ein Arbeitgeber kann sie pro Jahr mit bis zu 10.000 Euro als Sachzuwendung aufladen. Auch hier fällt eine 30-prozentige Pauschalversteuerung zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag an. Will ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein gänzlich steuerfreies Guthaben auf einer Prepaid-Kreditkarte zur Verfügung stellen, darf der Betrag nicht die Freigrenze in Höhe von 44 Euro monatlich bzw. 528 Euro im Jahr übersteigen. Das gilt unabhängig vom betrieblich gewährten Verwendungszweck des Guthabens.
Allerdings sind solche Prepaid-Kreditkarten in ihren Funktionen begrenzt. So sind Barabhebungen, Dispositionskredite und Überweisungen mit diesen Karten nicht zulässig. Andernfalls müssen Finanzämter die Zahlung wie steuerpflichtigen Barlohn behandeln. Auch lässt sich das Guthaben dieser Karten nicht überziehen. Grundsätzlich erlaubt ist aber, dass der Arbeitnehmer die Karte über sein privates Konto zusätzlich mit Geld auflädt, um zum Beispiel eine größere einmalige Zahlung wie die Jahresgebühr eines Fitnessstudios tätigen zu können.
Ein Arbeitgeber darf pro Mitarbeiter und pro Jahr bis zu 500 Euro für Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung ausgeben. Damit lässt sich ein Total-Rewards-Ansatz um betriebliche Gesundheitsmaßnahmen erweitern. Ein spezifischer Nachweis, dass die Maßnahmen berufsspezifischen gesundheitlichen Beeinträchtigungen vorbeugen, ist dabei nicht notwendig. Die Obergrenze von 500 Euro gilt für die Summe aller inner- und außerbetrieblichen Angebote, wobei der Arbeitgeber ebenso wie der Arbeitnehmer den Vertrag abschließen darf.
Die Privatnutzung eines Dienstwagens durch einen Mitarbeiter stellt für diesen einen geldwerten Vorteil dar. Für die Kalkulation des geldwerten Vorteils kann der Mitarbeiter die 1-Prozent-Regel – Bezahlung von 1 Prozent des Neupreises pro Jahr – oder die Fahrtenbuchmethode – Führen eines Fahrtenbuchs mit den einzelnen Fahrten – nutzen.
Eine Mobilitätsalternative zum Dienstwagen stellt ein Dienstfahrrad dar. Dieses lässt sich in der Regel vollständig privat nutzen, wobei diese Nutzung nicht zusätzlich versteuert werden muss. Allein die Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der 1-Prozent-Regel kommt hier zum Ansatz. Auch können Mitarbeiter ein Dienstfahrrad per Gehaltsumwandlung finanzieren, wobei der Arbeitgeber die monatlichen Raten für das Fahrrad vom Bruttolohn abzieht. Dadurch sinkt die Bemessungsgrundlage für die Versteuerung. Der Arbeitnehmer zahlt weniger Steuern und Sozialabgaben.
Auch elektronische Geräte wie Smartphones oder Tablets lassen sich über einen Leasingvertrag durch den Arbeitnehmer nutzen. Damit am Ende der Leasinglaufzeit kein geldwerter Vorteil entsteht, darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Gerät nicht schenken, sondern ein Überlassungsvertrag muss den weiteren Umgang mit dem Gerät regeln. Die private Nutzung eines Smartphones oder Tablets über einen Leasingvertrag ist unbegrenzt möglich. Allerdings sehen solche Leasingverträge in der Regel vor, dass der Mitarbeiter für Kosten für Reparatur oder Diebstahl selbst aufzukommen hat. Nach dem Ablauf des Leasingvertrags nach zwei Jahren hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, das Gerät günstig zu kaufen.
Ein Arbeitgeber sollte Fringe-Benefits als Sachbezüge vertraglich so gewähren, dass er sie im Bedarfsfall wieder einfach und kurzfristig kündigen kann. Diese Flexibilität ist aus Sicht des Arbeitgebers ein Vorteil eines Sachbezugs im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung, deren Zusage sich nicht mehr zurücknehmen lässt. Zu den Bedarfsfällen für die Rücknahme von Fringe-Benefits aus einem Total-Rewards-Ansatz zählen unter anderem hohe Unterhaltskosten für Benefitspläne, die Einführung eines neuen Benefitsmodells, Sparmaßnahmen des Unternehmens oder eine geringe Nachfrage der Belegschaft nach einem Benefit.
